Så skapar du bättre möten
5 oktober 2018
Tillhör du och/eller dina kollegor dem som smygjobbar med mobilen under bordet när du är på möte? Då har såväl ni som företaget förmodligen drabbats av "mötessjukan". - Kostnaden för dåliga möten är fyra gånger så hög som kostnaden för svenska sjukskrivningar, säger mötesexperten Jörgen Dyssvold på mötesbyrån Herr Omar, och tillägger att det finns enkla botemedel.
De flesta av oss sitter i möten 20 procent av vår arbetstid, och
chefer hela 60 procent, enligt konferensorganisationen Svenska Möten.
Timmar och minuter som inte alltid används effektivt. Däremellan
kan vi behöva arbeta ikapp, inte sällan på fritiden, något som
kan påverka oss negativt genom t ex stress.
– Då behövs det en kulturförändring på företaget. Förändringar kan kännas obekväma till en början, nästan som att gå på stan med för lite kläder, men skapar mindre stress och större trivsel på jobbet, säger Jörgen Dyssvold.
Kontoret - framtidens möteshubb
Först nu börjar frågan om slösmöten tas på allvar, säger
Jörgen Dyssvold. Ohälsa på företaget, dålig uppslutning på
konferenser och medarbetare som slutar på grund av en
energidränerande möteskultur är några av anledningarna.
–
Framtiden för kontoret är som just mötesplats. Numera jobbar vi
mer tid hemma eller någon annanstans än på arbetsplatsen, och
kontoret kommer att bli mer som en möteshubb.
Undvik sövande möten
Ett första steg för att odla en bra möteskultur är att införa en så kallad mötespolicy. Enligt Svenska Möten har bara fyra av tio svenska företag en policy, och många fokuserar på de praktiska sakerna, som hur projektorn funkar och vem som fixar kaffet. Men det är de mjuka värdena som gör skillnad.
– Nyckeln är att aldrig kalla till ett möte utan ett syfte. Vad ska kollegorna ha med sig efter mötet? Behöver de förbereda sig och hur lång tid förväntas det ta? Var tydlig med vad mötet ska leda till, säger Jörgen Dyssvold.
Ett annat tips är att det inte alltid behöver vara chefen som
håller i mötet.
– För att kunna driva ett effektivt möte
krävs en skicklig moderator som kan fördela ordet, bryta om det
behövs och se till att mötet når målet. Det är inte självklart
att det är styrkor som chefen har.
Avrunda mötet med att sammanfatta vilka beslut som tagits, vem som gör vad och när det ska vara gjort. Varje gång.
Tre vanliga mötesmissar
Jörgen Dyssvold beskriver tre klassiska missar i svensk möteskultur.
1. Entimmesnormen
Många möten, om än inte alla, är satta till en timme. Varför, om inte alla, möten har standardtiden en timme. Man bör ställa sig frågan om en timme verkligen behövs. Kanske räcker det med 45 minuter? Eller rentav 25 minuter? Så lite som en kvart mindre kan påverka effektiviteten positivt och underlätta för nästa gäng som bokat mötesrummet.
2. Vi tackar aldrig nej
Helt enligt vår konsensuskultur tar det emot att säga nej till ett möte även om man anser sig ha för mycket att göra. Att känna att det är okej att säga nej till ett möte ökar troligen också effektiviteten på era möten.
3. Alla ska vara med
Om du mest sitter av tiden på ett möte behöver du sannolikt inte vara med. Jörgen Dyssvold föreslår att ni delar in deltagarna i två cirklar. Till den innersta cirkeln kallas dem som måste vara med på mötet och till den yttre kollegor som gärna får delta i mån av tid, men då mer som åhörare. Det ska framgå i inbjudan om mötet är obligatoriskt eller inte.
