Jobba hemma på ett vinnande sätt

11 mars 2020

Ställ dig själv frågan: Om alla era fysiska kontor försvann imorgon, hur hade din förmåga att bidra med värdeskapande arbete påverkats? Hur hade ditt teams samarbetsförmåga och din organisations produktivitet påverkats? I svallvågorna av det globala utbrottet av Covid-19 har allt fler ledare och organisationer börjat uppmana sina medarbetare att arbeta hemifrån. Bortsett från reducerad smittorisk kan möjliggörandet av arbete på distans medföra en rad positiva effekter såsom tidsbesparingar (slippa resa) och ökad produktivitet. För medarbetare som slipper restid innebär det även mer tid för familjelivet. Tekniken är en viktig pusselbit och möjliggörare för att kunna arbeta och samarbeta produktivt oavsett tid och rum, men allt för ofta ser vi att det kulturella perspektivet underskattas.

Bild: Pixabay

Vad krävs då för att lyckas med en omställning från traditionella arbetssätt där fysisk närvaro, möten och e-post dominerar?  Till en modernare vardag som tillåter värdeskapande samverkan oavsett tid och rum? Lärdomarna från organisationer som ligger i framkant visar att tekniken blott är en möjliggörare. Det är beteenden, ledarskap och medarbetarskap som behöver lyftas fram i förarsätet på förändringsresan. Frågor som behöver belysas är till exempel; Vad innebär det för ledare att leda på distans? Vilka är de tre viktigaste beteendeförändringarna för mig som individ? Hur säkerställer vi tillit och förtroende i en allt mer digital värld? Hur möjliggörs arbetsdisciplin och engagemang hemifrån?  

5 tips för en vinnande jobba-hemma-kultur

1. Se över förutsättningar för engagemang och tillit på distans 

En av de främsta utmaningarna med att skapa en framgångsrik jobba-hemma-kultur handlar om organisationens förutsättningar för engagemang och tillit på distans. Trots att viljan och tekniken för att arbeta hemifrån finns på plats så vittnar allt för många organisationer om en motverkande kultur. Har du någonsin upplevt följande scenario? Du åker in till kontoret på förmiddagen, sitter i några möten och utför dina rutiner. Du har mycket fokusarbete som behöver utföras men upplever att du avbryts av dina kollegor frekvent. För att kunna fokusera så bestämmer du dig för att fortsätta arbetsdagen på distans. På väg ut från kontoret tittar en kollega upp från sitt arbetsbord och harklar ut kommentaren; “Jasså, är det halvdag idag?”. Kommentaren må ha varit skämtsam men notan av beteendet blir ökad stress och en kultur som blir beroende av fysisk närvaro. 

Människor behöver känna trygghet för att förutsättningar för tillit och förtroende ska blomstra. Ledare behöver skapa en trygg miljö där vi kan lita på att våra medarbetare vill och kan bidra till organisationens mål och större syfte. För detta krävs engagerade medarbetare. Hur skapas då engagemang? Ett förenklat svar är; Ledarskapet. Ledare behöver säkerställa att medarbetarna kan bidra till ett tydligt gemensamt större syfte, att det finns autonomi för att kunna påverka och att arbetsmiljön är utvecklande. Saknas detta fundament så ökar risken för bristande tillit, vilket i värsta fall kan leda till ökad piska och kontroll av medarbetare som arbetar på distans.  

En av de främsta utmaningarna med att skapa en framgångsrik jobba-hemma-kultur handlar om organisationens förutsättningar för engagemang och tillit på distans. 

Ställ dig själv frågan; Hur ser det ut med förutsättningarna i vår organisation? Hur står det till med engagemang, samarbetskultur och förutsättningarna för tillit och förtroende vid distansarbete? 

2. Förstå olika yrkesgruppers utmaningar och behov

En viktig pusselbit för att lyckas med jobba-hemma-kulturen är att förstå olika yrkesgruppers utmaningar och skapa förutsättningar för dess olika behov och förväntningar. Vilka förmågor är viktigast att stödja för yrkesgrupper som jobbar med support? Eller med projekt? Eller för chefer? Vilka är deras utmaningar och begränsningar idag i form av såväl hårdvara, mjukvara och kultur? 

Ställ dig själv frågan: Vilka olika yrkesgrupper behöver vi ta i beaktning för att skapa förutsättningar för förändringsresan? 

3. Involvera medarbetare runt värdeskapande digitala beteenden 

Nyckeln för att skapa engagemang och drivkraft i förändring handlar om att involvera människor på rätt nivå. Allt för många ledare gör misstaget med att ta beslut och börja förankra utan att involvera verksamheten vilket oftast leder till förvirring och motstånd. Ett bra sätt att involvera människor på är att börja med att lyssna in deras utmaningar, rädslor och farhågor i förhållande till vad vi som organisation vill åstadkomma med en förändring. Viktigt; Det flesta mål som sätts upp blir luddiga för medarbetarna om de inte kan omsättas till konkreta situationer i deras vardag som tydligt påvisar hur vi som individer kan bidra.  

Ett viktigt element för att involvera medarbetare är inspiration. De flesta medarbetare vet nämligen inte vad den nya tekniken kan möjliggöra. Därför rekommenderar jag att ni inte underskattar kraften av att inspirera medarbetare för att förstå möjligheterna med ny teknik såsom Office 365.  

Om alla fysiska kontor skulle försvinna imorgon behöver vi på riktigt börja prata om “det digitala kontoret” eller “den digitala arbetsmiljön”. Detta för att skapa förutsättningar för goda vanor och beteenden i en allt mer digital värld. På det fysiska kontoret finns idag en mängd goda vanor; vi städar efter oss i mötesrummen, plockar undan våra koppar och håller skrivbordet rena. På det digitala kontoret saknas ofta tydligt definierade förväntningar, goda vanor eller riktlinjer. Många av de organisationer som jag arbetat med har infört en uppsättning digitala “spelregler” som bygger på följande princip:  

I situation X –> Sluta göra –> Börja göra –> Så att 

5 utkast på digitala spelregler:  

1. Vårda din digitala profil 

(Så att du blir sökbar och kan nätverka med kollegor) 

2. Slå på kameran vid videomöten 

(Så att kommunikationen blir så bra som möjligt) 

3. Använd inte e-post för internkommunikation 

(Så att vi kan använda moderna digitala verktyg för att samarbeta mer produktivt) 

4. Använda “stör ej”-funktion vid fokusarbete 

(Så att du kan arbeta fokuserat med disciplin) 

5. Uppmuntra kollegor med gilla-markeringar och konstruktiva kommentarer 

(Så att vi skapar en vinnande “digital” kultur) 

Ställ dig själv frågan; Hur står det till med våra goda vanor på det digitala kontoret? Vilka beteenden behöver vi göra mindre av? Vad behöver vi göra mer av?  

4. Ge ledare stöd till att vara ledare i en allt mer digital värld

Den främsta anledningen till att digitala förändringsresor misslyckas har att göra med chefernas- och ledarnas beteenden och kommunikation. Viktigt att förstå är att chefernas lägsta beteenden blir den accepterade kulturen. Organisationer i framkant lyfter fram begreppet “digitalt ledarskap” eller “Ledarskap i en digital värld” där de väljer att stötta chefer och ledare med situationsanpassade insatser under förändringsresan. Vissa ledare må vara i framkant och agerar naturligt som förebilder i en allt mer digital värld, men vi behöver respektera att många chefer och ledare behöver mer stöd. 

Vissa ledare må vara i framkant och agerar naturligt som förebilder i en allt mer digital värld, men vi behöver respektera att många chefer och ledare behöver mer stöd. 

Oavsett vilka digitala spelregler och riktlinjer som tas fram så blir de betydelselösa om cheferna fortsätter med traditionella beteenden såsom att skicka interna massmail och bidra till ineffektiv möteskultur.   

Ställ dig själv frågan; Har vi förutsättningarna för ett föredömligt ledarskap?  

5. Visualisera aktiviteter från individ, team och organisation

Om morgondagen innebär att vi inte längre samlas på det fysiska kontoret, då behöver vi ha stöd för att samlas på det digitala kontoret. Tekniken för detta blir allt enklare, framförallt för att främja samarbete. PS: Värt att tänka på är att medarbetare bör ha friheten och autonomin att själva kunna skapa samarbetsrum vid behov utan att behöva kontakta IT-avdelningen. 

För att samla organisationen rekommenderar jag att ni skapar någon form av “cockpit” eller “hubb” som vägleder medarbetarna och visualiserar aktiviteter från individer, team och organisation. På detta sätt skapas förutsättningarna för ett framgångsrikt informations- och kommunikationsflöde. Tänkvärt: Om ni använder Office 365 kan detta skapas via så kallade hubb-sites i SharePoint, där ni kan använda standard-webbdelar för att automatiskt visualisera aktiviteter och händelser. 

Ställ dig själv frågan: Hur skulle min dröm-cockpit se ut utifrån premissen “för mig – mitt team – för alla”.  


Artikel skriven av Gustav Molnar, Diwo.

Pernilla Krantz

Redaktionschef

Följ artikelämnen

Välj de ämnen som du är intresserad av så kommer vi att meddela dig när vi publicerar någonting nytt.