"The Inera coffee effect"

4 januari 2018

Man brukar säga att kaffet är viktigt på en arbetsplats. Inera är dock ett företag som verkligen tagit detta till en helt ny nivå. Och resultatet är slående. Läs om en viss Erik och hur Ineras kaffebar är en viktig del i Jonas Hurtigh Grabes slutsats om att framtidens kontor handlar om att skapa valfrihet. Ta del av hans tre steg för att på ett lyckat sätt ta både ert arbetssätt och ert kontor in i framtiden.

Jonas Hurtigh Grabe

För någon månad sedan var jag hos företaget Inera och höll en presentation av deras arbetsplatsundersökning. Inget ovanligt med det, jag har säkert gjort detta 200 gånger under årens lopp. Presentationen hölls i deras kafé och all personal var samlad för att lyssna. Jag hade som vanligt gått igenom materialet innan och det var inget direkt som var annorlunda mot vad vi brukar se, förutom en grej - kaffe! Jag hade funderat på detta och förstod verkligen inte. Varför var resultatet så annorlunda hos Inera gentemot alla 100-tals andra företag i Sverige vi har hjälpt med den här undersökningen?

När jag stod och höll presentationen frågade jag personalen: ”Varför är ni så annorlunda?” Svaret kom direkt. ”Allt är tack vare Erik!”.

Vad handlar då detta om? Inera har förstått något, eller rättare sagt Erik har förstått något. Jag kallar detta fenomen för "The Inera Coffee effect" och denna historia har en mycket djupare innebörd för mig än bara kaffe.

Överlägset resultat

Låt mig förklara lite närmare. Jag jobbar som konsult inom ABW (Activity Based Working) och har gjort så i många år. Vi är väldigt drivna av evidens och data och tycker inte man ska hålla på och gissa så mycket när det gäller vad medarbetare behöver hjälp med på sin arbetsplats.

Vi genomför alltid ett par olika undersökningar i det tidiga skedet av ett projekt. En är Leesman Index (leesmanindex.com) som är världens största oberoende kontorsundersökning och vars index LMI ( Leesman Index ) ger ett betyg på arbetsplatsens förmåga att stötta det arbete man vill utföra. Ofta finns det stora glapp mellan det som rankas som viktigt och hur väl det är supporterat. Leesman har ställt samma frågor till mer än 220 000 personer runtom i världen, varav en stor del kommer från Sverige. I vår databas har vi närmare 55 000 respondenter, från mer än 100 olika företag, som har svarat på frågorna.

Ett av frågeområdena handlar om servicefunktioner på kontoret, där en fråga är hur nöjd/missnöjd man är med ”Funktion för kaffe, te och andra förfriskningar”

Man ska svara om det är viktigt för en själv och ifall man tycker det är supporterat idag. Hos Inera tyckte 95 % av respondenterna att kaffe var viktigt (vilket är vanligt), av de 95 % tyckte 92,3 % av personalen att kaffe var supporterat idag. Detta är ett otroligt, otroligt bra betyg!

När vi jämför Ineras resultat mot hela databasen tycker hela databasen att det till 61,9 % är supporterat, Inera slår alltså benchmark med hela 30,4 procentenheter.

Leesman har också ett index som de kallar Leesman+ som består av de företag som har ett LMI högre än 72 vilket är ungefär 15 % av företagen i databasen. Man skulle kunna säga att det är topp 15 av de mest högpresenterande arbetsplatserna. Inera slår topp 15 med 13,7 procentenheter!

Kaffe för alla smaker

Inera är alltså bäst i hela världen när det gäller kaffe. Hur kan detta då komma sig?

Jo, allt är tack vare Erik!

När jag nu stod där i kaféet och höll föreläsningen för personalen, och de så direkt svarade på min fråga varför de var så bra, vände jag mig mot kaffebaren och då föll polletten ned.

På den långa kaffedisken fanns, från vänster, fyra stycken gamla, härliga kaffebryggare med en rund kanna, som man får lägga en enkrona under för att de inte ska bränna fast. Ni vet en sådan som finns på alla vägkrogar.

På den längs till vänster fanns kaffe som nog hade stått på sedan igår, en trögrinnande massa. I nästa fanns lite färskare kaffe, inte mer än kanske fyra-fem timmar gammalt. På nästa var kaffet bara cirka två timmar gammalt och den sista hade helt nybryggt kaffe.

Bredvid stod en snabbkaffemaskin, ni vet en sådan som man ställer pappersmuggen under och så tar det knappt tre sekunder innan den är full av något som liknar kaffe. Efter denna snabbmaskin stod en riktig barristawaanabee–maskin.

Men det tar inte stopp där... Sedan kom nämligen en tappkran med hetvatten och bredvid detta ett ”te-bibliotek”, som nog är det absolut största och mest kompletta jag någonsin har sett! Där fanns hela färgspektrat, med olika former och smaker. Det te som inte fanns där finns helt enkelt inte, mer än kanske på en stäpp i Kina.

Sedan har vi mjölken: blå, grön, röd, laktosfri, havre, soja... All sorts mjölk som jag tror finns i en ICA Maxi-butik fanns där.

Vikten av valfrihet och tillit

Vad är det då Erik har förstått? Jo, att vi alla är olika! Det går inte att hitta EN multimaskin som alla blir nöjda med. Vissa vill ha åtta timmars bränt snutjava och visa vill ha en ”fint hjärta med skum”-kaffe eller ett rött rooibos-te.

Jag har sett så många företag som har lagt mängder av pengar, tid och energi på att utvärdera den ”bästa” kaffemaskinen och de kommer inte ens i närheten av Ineras resultat. Så det behöver inte vara så komplicerat eller dyrt. Ge bara människor valfrihet så ökar nöjdheten markant.

För mig är detta en så mycket djupare historia än bara kaffe. Jag tycker detta enkelt sammanfattar vad framtidens kontor och arbetssätt egentligen handlar om, nämligen att skapa kontorsmiljöer och arbetssätt som ökar medarbetarnas prestation, samtidigt som de mår så mycket bättre genom att de erbjuds total valfrihet och tillit.

Låt medarbetarna själva bestämma när, var och med vem de ska arbeta. För mig är detta grunden i ABW.

Det verkar enkelt men det för med sig så mycket på köpet. Vill man ha valfrihet måste man ha tillit och då måste man börja med att släppa taget och helt lita på sin personal. Lätt att säga och svårt att genomföra. Jag glömmer aldrig kunden som helt seriöst sa till mig, ”Vad menar du? Ska man få jobba var man vill? Hur ska jag då veta att min personal jobbar?”

Det projektet gick inte bra… Förhoppningsvis håller detta typ av ledarskap på att bytas ut på ett naturligt sätt. 99 % av oss människor vill göra ett bra arbete och är engagerade, varför då planera för den sista ynka procenten?

Receptet för lyckat resultat

Om man ska lyckas med att förändra sitt arbetssätt och sitt kontor, och vill använda metodiken ABW, har vi under åren lärt oss att det är tre saker som är viktigare än andra för att lyckas med sitt projekt:

1. Se till att ha ledningen, inte bara med er, utan att de själva driver förändringen med 110 % fokus. Det finns inget mer kraftfullt än om ledningen visar vägen och själva genuint tror på förändringen.

2. Se till att skapa en process där det finns ordentligt med tid avsatt för medarbetarna att vara delaktiga och involverade i förändringen via dialog, workshops och rena utbildningar.

3. Se till att dimensionera kontoret rätt. Räkna matematiken rätt. Det är alldeles för många projekt som går åt pipan för att man helt har glömt matematiken. Vi pratar inte om undertäckning av skrivbord utan om övertäckning.

Ett bra nyckeltal är att du behöver två stolar per anställd, minst 75 % av medarbetarna ska ha tillgång till arbetsplatser med fullgod ergonomi med olika fokusgrader.

Du behöver små rum, minst tre smårum på 10 anställda. Det är viktigt att det just är smårum, 75 % av alla möten i Sverige är idag mellan två-fyra personer.

Gör man allt detta rätt kan alla företag göra en Erik och ge medarbetarna full frihet att välja det man tycker smakar bäst.

Skriven av Jonas Hurtigh Grabe, Partner, Veldhoen + Company Sweden AB
Artikelämnen:

Välj de ämnen som du är intresserad av så kommer vi att meddela dig när vi publicerar någonting nytt.