Skjut inte vilt med begreppen!

15 oktober 2019

Överallt i olika forum, i olika typer av medier, skrivs det om hur de stackars människorna lider i de nya ”öppna kontoren”. Hur de nya kontorslösningarna får människor att må dåligt. Ni vet, i de ”aktivitetsbaserade kontoren”. Men vet man inte vad ett öppet kontor är eller är det hela en begreppsförvirring? Det undrar Annicka Dickson, Arbetsplatsstrateg/Change management, DicksonHartman AB, i sin senaste krönika.

Bild: Pixabay

Det är två saker som fascinerar mig allra mest kring detta. Det ena är hur forskningsrapporter, debattörer och skribenter verkar ha missat en sådan viktig sak som att svensken faktiskt har arbetat i öppna kontorslandskap sedan 40-talet, då även kallat ”trälhav”. Ett ”öppet kontor” är den gamla typen av kontor där vi inte har någonstans att ta vägen förutom vår egen plats. Det andra som fascinerar mig är att man i artiklar med mera inte vet att rätt gjorda aktivitetsbaserade kontor är så långt ifrån öppna kontor man kan komma. 

Skydd mot monstret

Aktivitetsbaserade kontor skall vara kontor som ger dig massor av olika möjligheter. Här ska du kunna jobba helt ifred, som om du vore på toaletten. För när du är på toaletten knackar förhoppningsvis ingen på dörren? Och precis så ska det vara i en tyst miljö. Du ska också ha möjlighet att sitta och integrera med olika människor från andra avdelningar, för att i nästa stund kunna prata i telefon i fred. Du skall kunna sitta med ditt team när du har behov av det för att nästa sekund ta ett bokat eller spontant möte. Vi kan välja både stillhet eller energi och så mycket mer än så. Vi kan välja hur hela vår dag ska se ut utifrån den egna individen eller utifrån teamet. Kontoret skall kunna ge medarbetarna möjlighet att vara flexibla både tekniskt och fysiskt. Erbjuder kontoret den mängd av tekniska och fysiska möjligheter som medarbetarna behöver är resten en beteendefråga som innefattar både ledning och kunskap.

Aktivitetsbaserade kontor skall vara kontor som ger dig massor av olika möjligheter.

Enligt forskningen mår vi sämst i öppna landskap vilket med andra ord måste syfta på de gamla traditionella kontoren eftersom de just är öppna kontor. Ändå vill man skydda sig mot den nya tidens kontor, det aktivitetsbaserade monstret, vilket är spännande med tanke på att ett aktivitetsbaserat kontor skall baseras på just aktivitet, som namnet antyder. På det specifika företagets aktivitet.

Bättre i cellkontor?

Vårt arbetssätt ser annorlunda ut idag. Vi har fler möten, vi är mer digitala, vi är mer flexibla och vi jobbar mer utanför kontoret. Detta betyder att vi nyttjar våra skrivbord endast cirka 30-35 procent av vår tid. Något som alla beläggningsmätningar som vi och många andra har gjort genom åren visar. Så vi kan väl starta med att fråga oss om det ens är miljömässigt försvarbart att vi skall diskutera cellkontor, enskilda kontor som kräver mellan 

15-20 kvadratmeter, när vi inte ens nyttjar dem? Dessutom eliminerar cellkontoren energin på arbetsplatsen, något som också är en viktig ingrediens för både produktivitet, välmående och samarbete. Och vem vill egentligen tillbaka till tandläkarkorridorerna? Räcker det inte att du får tillgång till att utöva koncentrerat arbete ifred? 

Men tillbaka till öppna landskap som de flesta på ett eller annat sätt sitter i idag. Om nu forskning kring öppna landskap, en lösning som vi alltså haft sedan 40-talet, visar på att det är där vi mår som sämst, det är där vi koncentrerar oss som sämst och det är där vi integrerar som sämst - varför håller vi då kvar vid det gamla? 

Skilj på äpplen och päron

Säger jag då att alla skall och kan jobba aktivitetsbaserat? Nej, det säger jag inte. Det krävs en god ledning, ett ledarskap som är med på tåget och en fysisk och teknisk miljö som stödjer arbetssättet fullt ut. Dessutom måste syftet vara tydligt och övervägande delen av kontorets funktioner/roller skall kunna vara flexibla och få goda effekter av det. 

Men det jag säger är dock att vi måste skilja på äpplen och päron. Vid förändringar är det lätt att slänga sig med olika begrepp och även kritisera. Men detta ställer till det en hel del. Som till exempel att en människa kan bli förtvivlad om hen får höra att hen skall börja arbeta i en ”öppen miljö”  och då utbrister: ” Men människor mår ju dåligt i öppna miljöer enligt forskning!” Detta i tron om att ett aktivitetsbaserat kontor just är ett öppet kontor eftersom det är begreppet de har hört, läst och bekantat sig med. Detta kan skapa så mycket onödig oro.

Jag brukar svara en sådan förtvivlad människa: ”Vilken tur då att du inte skall in och arbeta i en öppen miljö!” 

Rätt och fel

När man gör undersökningar behöver man ta reda på den egentliga grunden till ett dåligt mående, om man nu har hittat en sådan. Är det för att man faktiskt inte har rätt tekniska förutsättningar för att arbeta flexibelt eller är det för att man har ett dåligt ledarskap som inte själva agerar så som man bör i den typen av kontor? Är det för att man själv inte förstår hur man faktiskt ska arbeta i ett flexibelt kontor, att det inte finns någon strategi för att ”teama” teamen i den här miljön eller att den tysta miljön faktiskt inte är tyst. Och så vidare. 

Självklart behöver man skapa rätt förutsättningar för att kunna arbeta flexibelt. Man behöver ge rätt kunskap och ha ett gediget ledarskap som stadigt leder genom hela resan. 

Jag vet att aktivitetsbaserade kontor kan skapas både på rätt sätt och på fel sätt men också användas rätt eller fel. 

Men snälla, öppna miljöer är inte detsamma som aktivitetsbaserade kontor.  Skjut inte vilt med begrepp som förvillar!