Så jämför du städofferter inför flytten till en ny lokal
Publicerad: 2 oktober 2026
När ett företag byter lokal behöver även städningen anpassas. Planlösning, antal medarbetare och ansvarsfördelningen med fastighetsägaren påverkar både omfattning och pris. Ett gemensamt underlag gör det lättare att jämföra städofferter och förstå vad som faktiskt ingår.
Två offerter för samma antal kvadratmeter kan avse helt olika tjänster. Den ena kan omfatta daglig rengöring av kök och toaletter, medan den andra bygger på färre besök och separata tillägg. Inför en flytt finns därför goda skäl att gå igenom behoven innan prisförslagen kommer in.
Klargör ansvaret mellan hyresgäst och fastighetsägare
Börja med att kontrollera vilka ytor och städinsatser som omfattas av hyresupplägget. Fråga fastighetsägaren vad som gäller för entré, trapphus, hiss och andra gemensamma utrymmen. Bestäm sedan vad företaget ska beställa för den egna lokalen.
Skilj också den löpande lokalvården från arbetet vid själva flytten. Städning efter en lokalanpassning, rengöring före inflyttning och slutstädning av den gamla lokalen behöver beskrivas var för sig. Dokumentera vem som beställer, betalar och kontrollerar varje insats så att inget faller mellan parterna.
Beskriv hur den nya lokalen ska användas
Utgå från den planerade vardagen i lokalen. Hur många personer kommer att vara på plats? Finns kundbesök, gemensamt kök, duschar eller ytor med mycket trafik? Ett kontor med många mindre rum kan kräva ett annat upplägg än en öppen lokal med samma golvyta.
För kontor kan SCS:s exempel på kontorsstädning användas som stöd när ni listar utrymmen och arbetsmoment. För butik och lager behöver underlaget även beskriva exempelvis kundflöden, varuleveranser och när gångar är åtkomliga.
Ge samtliga leverantörer samma ritning, information om golvmaterial och önskade städtider. Om lokalen ännu inte är färdig, be dem ange vilka antaganden priset bygger på och vad som behöver bekräftas vid ett platsbesök.
Be om samma arbetsbeskrivning i alla offerter
En jämförbar offert behöver ange vilka ytor som städas, vad som utförs och hur ofta. Formuleringen ”städning två gånger i veckan” säger exempelvis inte om köksluckor, invändig rengöring av kylskåp eller påfyllning av hygienmaterial ingår.
Be om en uppdelning mellan återkommande moment och sådant som beställs vid behov, exempelvis fönsterputs, mattvätt och golvvård. Fråga särskilt om rengöringsmedel, utrustning, tvål och papper ingår i priset. I SCS:s offertprocess kartläggs lokaltyp, yta, frekvens och behov innan ett prisförslag tas fram. Samma uppgifter ger en bra grund när flera offerter ska bedömas.
Räkna på kostnaden för ett helt år
Jämför offerterna över samma period och med samma innehåll. Lägg till kostnader för planerade extrainsatser som inte ingår i månadspriset. Be även om besked om eventuella startkostnader, tillägg för särskilda arbetstider och hur framtida prisjusteringar hanteras.
Ett fiktivt räkneexempel visar varför månadspriset behöver sättas i sitt sammanhang. Här omfattar alternativen samma städning och planerade extrainsatser under tolv månader. Alla belopp är exklusive moms.
I exemplet blir offert B 3 600 kronor billigare över året, trots ett högre månadspris. Beloppen är endast räkneexempel, inte angivna marknadspriser.
Kontrollera hur leveransen ska fungera i vardagen
Fråga vem som ansvarar för uppdraget, hur frånvaro täcks och vart ni vänder er om ett moment missas. Be om en tydlig rutin för att rapportera brister och en överenskommelse om när de ska åtgärdas. Referenser från liknande lokaler kan hjälpa er att bedöma leverantörens erfarenhet.
Gå även igenom bindningstid, uppsägning och hur omfattningen kan ändras när verksamheten växer eller fler arbetar på distans. Om fastighetsägare, hyresgäst och städleverantör har olika kontaktpersoner behöver ansvarsfördelningen vara tydlig för alla.
Planera starten och boka den första uppföljningen
Bestäm när den återkommande städningen ska börja i förhållande till flytten. En lokal som fortfarande fylls med möbler och emballage kan behöva andra insatser än när verksamheten är i gång. Säkerställ också tillgång till nycklar, larmrutiner och eventuell förvaring av städutrustning.
Boka en uppföljning redan vid beställningen, exempelvis efter den första månaden. Gå då igenom vilka ytor som används mest, om städtiderna fungerar och om resultatet motsvarar arbetsbeskrivningen. Dokumentera eventuella ändringar i omfattning och pris så att överenskommelsen fortsätter att spegla den nya lokalens behov.
Text och råd: Scandinavian Connections & Solutions AB (SCS), inköpspartner för städtjänster som arbetar med upphandling, samordning och uppföljning för företag.
