Fem viktiga frågor inför flytten!

6 juni 2018

Att flytta en verksamhet är en komplex process och ett stort steg. Hur stort steg är upp till den berörda verksamheten. Orden kommer från Christer Johanson, VD på Resultat, som menar att det finns fem frågor varje flyttande företag bör ställa sig.

Är det inte bara att flytta om man vill flytta? Nej, Christer Johanson, VD på Resultat, menar att en flytt är så mycket mer komplex än så.

–Nej, det är absolut inte bara att flytta. Den första frågan varje flyttande företag bör ställa sig är om man ska flytta eller förflytta sin verksamhet? I alla fall om man vill att resultatet ska bli bra. Här kommer vi in i bilden och kan både avlasta, leda och genomföra processen.

Ett bra tillfälle för nystart

Det är inte bara ett lokalprojekt att flytta, menar Christer Johanson som rekommenderar verksamheter att passa på att göra något mer än bara byta adress.

- En flytt eller ombyggnation öppnar fönster för förändring och det är ett bra tillfälle att ta tag i saker man funderat på. Kanske vill man se över flöden, förändra sitt arbetssätt eller skapa nya ytor för samarbete?

De flesta har en vision om vad man vill åstadkomma, berättar Christer Johanson och säger att man aldrig får glömma att ställa sig frågan varför man har den vision man har.

– Svaret på den frågan kan vara att nå högre flexibiliet, bli en attraktivare arbetsgivare, se till att man har ett mer agilt arbetssätt eller liknande. Om man investerar mycket pengar i en flytt är det ett ypperligt tillfälle att passa på att utveckla sitt arbetssätt, ett bra tillfälle för nystart.

Aldrig "bara för att"

Den andra frågan man bör ställa sig är om man verkligen ska ha en aktivitetsbaserad arbetsplats?

– Man ska aldrig skapa en sådan "bara för att" eller för sakens skull, men däremot för att uppnå de mål och den vision man har.

För att undvika fällan att skapa en aktivitetsbaserad arbetsplats "av bara farten" rekommenderar Christer Johanson att man gör en förstudie innan beslut tas.

– Resultatet av en sådan förstudie kan ge svar på villket arbetssätt som på bästa sätt stödjer just din verksamhet. Då slipper man problemet man får om man inreder för ett aktivitetsbaserat kontor men inte har förberett arbetssättet man jobbar på. Utformningen av kontoret ska stödja den förbättring man vill uppnå.

Förankra förflyttningen

För att överhuvudtaget kunna förändra sitt arbetssätt och plötsligt jobba på ett annat sätt än tidigare, behövs förståelse för ledningens beslut om detsamma.

– Här kommer den tredje frågan in: Hur förankrar vi förflyttningen? I det här skedet är det oerhört viktigt med en medarbetar-dialog där alla kommer till tals. I medarbetardialogen använder sig Resultat av ett digitalt verktyg där man svarar anonymt.

– Det gör att alla verkligen törs lämna sin åsikt. Det är spännande att se vad som händer när man tar bort den hierarkiska hänsynen.

Alla svar som framkommer i medarbetardialogen använder Resultat sedan i workshops som engagerar medarbetarna och skapar delaktighet i processen.

– Man behöver inte nödvändigtvis hålla med, men man måste förstå för att arbeta i samma riktning.

Vems är ansvaret?

Den fjärde frågan lyder: Vem ansvarar för att flytten och förändringen blir en förbättring? Både ledning och medarbetare, menar Christer Johanson.

– Ledningens ansvar är att ha en klar bild av vilken ambitionsnivå man har med flytten. Men sedan, vid förankringen, har medarbetarna ansvar för att det faktiskt blir så som man har har bestämt. De måste leverera och se till att genomföra. Återigen vill jag understryka att det blir väldigt svårt om man inte förstår varför man genomför den utvecklingen ledningen beslutat om.

Förbättring på lång sikt - hur?

Vad ska man satsa på för att förbättringen ska bli långsiktig?

– Det är den femte frågan man bör ställa sig. Det är ju faktiskt på flyttdagen själva resan börjar. Varför man ska flytta och genomföra förbättringar har man arbetat med fram till och med flyttdagen, men det är då man ska förflytta sig, förbättra sig, förändra sig etc. Det krävs mod av medarbetarna att leva som man har bestämt, d v s att på bästa sätt uppnå den vision man har.

När resan väl är påbörjad bör den stämmas av kontinuerligt. Vad funkar? Vad funkar mindre bra? Hur kan vi förfina?

– Avstämningar kan göras på många olika sätt. Vi har arbetat med ett företag som valde att ha en vägg för anonyma post-it-lappar där medarbetarna kunde tala om vad som var bra respektive mindre bra. Dessa åsikter följdes sedan upp på gemensamma möten.

Särskilt viktigt med kontinuerlig och tät uppföljning är det i början, enligt Christer Johanson.

– Men en kontinuerlig uppföljning, om än inte så ofta som i början, kan behövas under flera år för att inte tappa fokus helt enkelt. För att en förflyttning och en utveckling ska bli riktigt bra tycker jag att man bör ha två insikter med sig. Dels måste man förankra sina beslut hos medarbetarna och det genom förståelse, dels måste man ha i bakhuvudet att själva resan börjar på flyttdagen. Har man de två insikterna med sig är förutsättningarna för en lyckad förflyttnings- och utvecklingsprocess mycket goda.