Att förändras på rätt sätt

13 mars 2018

Den tekniska utvecklingen förändrar oss och våra kontor. Den personliga arbetsplatsen försvinner när företag flyttar till nya lokaler där alla ska arbeta Aktivitetsbaserat. Att bygga om och ändra arbetssätt i en befintlig lokal är nästan omöjligt. Istället ändrar företaget arbetssätt först när de flyttar. Men blir det rätt?

Ta hjälp av någon extern person som har lång erfarenhet av förändringsarbete om ni vill ändra arbetssätt i samband med att ni flyttar. Bild: Martela

Men passar det nya arbetssättet ditt företag och vilka konsekvenser får detta för din personal? Hur ska sökkriterierna definieras när ni letar ny lokal? Hur stor yta har ni idag, hur effektiv är den, vad är bra och vad är mindre bra? Vad som troligtvis är svårare är att veta hur stor den nya lokalen ska vara och vilken layout som krävs för att din verksamhet ska fungera?

Det är ofta nu som inredningsarkitekter kommer in i bilden för att skapa ett unikt koncept och arbetsmiljö. Allt ska vara nytt, för vilken inredningsarkitekt vill designa ett nytt kontor med befintliga möbler? 

Många företag åker runt och tittar på andras kontor och kopierar konceptet och hoppas att det ska funka även för deras företag. 

Allt diskuteras och ifrågasätts. Förråd anses onödiga med motiveringen att allt ändå är digitalt och att allt skräp ska kastas, inget ska sparas. Serverrummet kan vara mindre än fyra kvm och eftersom ni kommer att outsourca servrarna och gå över till en molnlösning så behövs ingen extra kyla vilket också sparar yta. Det blir gärna öppna ytor med soffor, kuddar och många mötesrum. Inte ens VD eller HR-chefen ska ha eget kontor utan sitta mitt i verksamheten och känna pulsen. Då kommer företaget att nomineras till ”årets bästa kontor”.

Eller? Hur blir resultatet egentligen? Blir det som ledningen hoppas på efter flytten? Ibland, absolut, men vem skulle medge något annat? Att misslyckas när man har lagt ner så mycket resurser och pengar finns inte och prestigen är hög.

Det är lätt att dras med i tron att man måste förändra många saker när man flyttar. Felaktiga beslut i företagsledningar angående hur verksamheten fungerar och vilka behov/önskemål som finns hos personalen kan få oanade konsekvenser efter inflyttning. Väl inne i det nya kontoret visar det sig kanske att den där servergarderoben måste byggas om för att få plats med ett kylaggregat i alla fall. Några mötesrum som inte används byggs om till öppna ytor med skrivbord och bra arbetsstolar. Den trevliga loungen som inte fungerar i praktiken, som arkitekten, sa ersätts med ergonomiska arbetsplatser.


Ett viktigt ord i allt detta är - insikt!


Efter att under 30 år ha genomfört mer än 150 flyttprojekt kan jag konstatera att företagsledningen nästan alltid underskatttat projektet, tidsåtgången och ekonomin. 

Ett viktigt ord i allt detta är – insikt! Det får man när man har kommit till en slutsats. Att vara insiktsfull innebär att man diskuterar med andra personer och gärna utanför det egna företaget för att få idéer och erfarenheter från andra företag. Då blir det lättare att fatta bra beslut.

Så vad bör en VD ta ställning till när företagets hyreskontrakt löper ut om ett drygt år?

Här är några tips för den som vill genomföra en lyckad förändring av sin arbetsplats:

1. Diskutera internt hur bra nuvarande kontor fungerar och vad som är bra respektive mindre bra.

2. Hur kommer verksamheten att förändras framöver och vilka krav ställer våra kunder på oss? Vilka krav finns hos personalen? 

3. Om vi ska förändra något, hur lång tid tar det innan alla är igång med förändringen?

4 Hur troligt är det att någon intern person har tid och erfarenhet av att driva detta projekt? Visst är det kul att få ledningens mandat men är personen som utses verkligen lämplig?  Vad gör den personen normalt mellan 08-17?

Mitt tips till dig som företagsledare är: Ta hjälp av någon extern person som har lång erfarenhet av förändringsarbete om ni vill ändra arbetssätt i samband med att ni flyttar. Utnyttja den erfarenheten som finns på marknaden, då kommer ni få bästa resultat. Om personen som ska leda förändringen inte har erfarenhet av att skriva kravspecifikation avseende den nya lokalen, koppla in en erfaren lokalkonsult så får du ut maximalt av din vision om hur den nya lokalen ska fungera.


Göran Wollroth, One Supply
Artikelämnen:

Välj de ämnen som du är intresserad av så kommer vi att meddela dig när vi publicerar någonting nytt.