Öppna kontoren säkert
13 oktober 2020
CBREs Workplace team har tagit fram en Workplace Playbook med ambitionen att stödja arbetsgivare i planeringen av återgången till sina kontor efter nedstängningen som skett till följd av Covid19 pandemin. Workplace Playbook är utdrag från CBRE:s egna interna riktlinjer när vi nu påbörjar processen med att öppna våra kontor igen runt om i världen.
Workplace teamet har fått många frågor om hur CBRE hanterar återgången till sina kontor. Workplace Playbook har varit ett värdefullt verktyg för CBRE internt, och därför vill vi nu dela med oss av CBREs tillvägagångssätt.
Workplace Playbook är indelat i tre faser och nedan följer en kort sammanfattning av dessa.
Återgången till arbetsplatsen
I denna fas går vi igenom:
• Vägledande principer
• Tillvägagångssätt för att skapa en arbetsgrupp som hanterar återgången
• Upprätta beredskapskriterier och beredskapsteam
• Genomföra medarbetarundersökningar, kommunikationsblad samt frågeformulär till hyresvärden
• Se till att kontoret har tillräcklig kapacitet för att stödja social distansering
• Förbereda nya kontorsprotokoll samt städpolicys
• Planeringsverktyg för medarbetarnas återgång
• Förberedelser i kontorsutrymmet för att minimera trängsel och smittspridning
Öppna kontoret igen och föra tillbaka medarbetarna
Denna fas går igenom följande punkter:
• Kontor efter kontor-metoden, baserat på beredskapskriterierna
• Godkännande att öppna kontoret
• Beredskapsteamets återvändning till kontoret
• Vägledning för medarbetare
• Fortsatt arbete hemifrån för de medarbetare som kan
• Kommunikation till medarbetarna
• Löpande samt förskjutande återgång av medarbetare till kontoret
Pågående arbetsplatshantering och utveckling
Denna fas täcker frågor gällande:
• Receptionen
• Concierge
• Lobbyn
Summering
Vi tror exempelvis att nya processer kommer att implementeras för att minimera de arbetsuppgifter som personalen i receptionen hanterar i syfte att minska eventuell smittspridning.
I Workplace Playbook finns även en checklista för kontorsförberedelser så att återgången till kontoret anpassas efter just din verksamhet.
Slutligen delar vi på CBRE vårt arbete med Digital & Technology-utvecklingen. För att upprätthålla social distansering kommer D&T att införa nya supportprotokoll som bland annat innebär att fler datatjänster såsom felsökningar och installation av nya drivrutiner görs på distans.
Av: Klara Egerström, CBRE
