Hur fungerar ert aktivitetsbaserade kontor?

DicksonHartman AB har under det senaste året valt att boxa in sig och satsa på utveckling av två olika koncept. Båda bygger på ett opartiskt synsätt där högre kunskap sätter kunden i fokus. Det ena konceptet innebär att DicksonHartman AB nu kan erbjuda helt opartiska uppföljningsanalyser av aktivitetsbaserade kontor. Redan nu har man vunnit upphandlingar där en av anledningarna är att mätningen just är opartisk.

Vi hjälper gärna kunden att komma i kontakt med andra experter men vår egen insats stannar efter analyseringen. Det är bland annat detta som gör att vi är helt opartiska.

Viktigt med opartiskhet

- Våra uppföljningsanalyser skiljer sig från de som redan erbjuds på marknaden, berättar Annicka Dickson, arbetsplatsstrateg. Vi mäter inte bara de vanliga kriterierna utan också exempelvis självledarskap och ledarskap kopplat till befintliga zoner, nyttjande av ytor och dess stöd av teknik med mera.

Opartiskheten är viktig, menar vi på DicksonHartman AB. De gånger företag på marknaden valt att göra en uppföljningsanalys, och det är långt ifrån alla, är det ofta ihop med företaget som man gjorde förstudien med eller med dem man utförde kontorsförändringen tillsammans med. Det är lätt att deras analyserande ögon blir omedvetet partiska när de själva varit delaktiga i processen. 

- Vi erbjuder inte heller någon merförsäljning av tjänster i samband med vår uppföljningsanalys, förklarar Annicka Dickson. Efter avslutad analys ger vi istället rekommendationer och drar slutsatser av vilka insatser som kommer att behöva göras. Vi hjälper gärna kunden att komma i kontakt med andra experter men vår egen insats stannar efter analyseringen. Det är bland annat detta som gör att vi är helt opartiska.

Uppföljningsanalysen sker självklart digitalt och genererar mätbara resultat.

- När vi har analyserat fram sambanden i de mätbara resultaten presenterar vi dem och diskuterar med ledningen/projektgruppen om vilka åtgärder som kommer att krävas för att nå framgång med kontoret. Förutom att ge råd om vilka kompetenser som behöver lyftas in kunskapshöjer vi också kunden kring uppföljningsprocessen som de kommer att behöva ha med sig internt.

Måste titta djupare

Det finns många olika anledningar till varför man behöver utvärdera sitt aktivitetsbaserade kontor, menar man på DicksonHartman AB. Men att det behövs är en självklarhet. 

- Att regelbundet mäta något man använder är helt givet, tycker Annicka Dickson. Dessutom lever vi i en föränderlig värld och vi måste anpassa oss, och våra kontor, efter det.

Att landa i valet av ett aktivitetsbaserat kontor handlar ofta om att organisationer vill utveckla sitt arbetssätt och sitt kontor, men värdet kommer först när vi får den önskade beteendeförändringen. Det kräver ett ledarskap som äger förändringen och en insikt om självledarskap hos medarbetarna. 

- DicksonHartman AB har många års erfarenhet av att jobba med just ledningen i en sådan här process.

Så en utvärdering handlar inte bara om att ställa frågan ”Trivs ni på kontoret?”.

- Man måste istället titta djupare, på vilka orsaker som faktiskt kan ligga bakom att det inte fungerar, och inte bara möblera om för att få ett annat resultat. Det som behöver ändras är ofta inte det man tror. 

Man måste titta djupare, på vilka orsaker som faktiskt kan ligga bakom att det inte fungerar, och inte bara möblera om för att få ett annat resultat.

Det är även viktigt att utvärdera hur väl ledarskapet och självledarskapsinsikten har satt sig i den nya miljön och hur de fysiska och tekniska förutsättningarna stödjer verksamheten. 

Beteendeförändring i en aktivitetsbaserad kräver att den fysiska och tekniska miljön supportar ett förändrat beteende över tid. 

- Vi behöver analysera dessa mot varandra. Ibland har det visat sig att människorna på kontoret är villiga att arbeta flexibelt men de tekniska förutsättningarna finns inte. Istället har ledningen trott att det är medarbetarna som inte vill förändra sig. Andra gånger visar det sig att medarbetare inte varit villiga att förändra sig eftersom ledningen inte agerat förebilder, trots att de fysiska och tekniska förutsättningarna fanns. Här började man istället möblera om vilket ju är helt fel åtgärd om man inte har uteslutit andra faktorer. 

Ibland kan det handla om att få ett kvitto på vad som faktiskt fungerar. Det får vi inte glömma.

Processen i korthet

1. ATT FÖRSTÅ: Vi lär känna er miljö, er vision med kontoret, hur ni har arbetat hittills, vilka mål ni hade med förändringen, utmaningar med mera.

2. ANPASSNING: Vi anpassar vår mätning efter er organisation och ert kontor.

3. TAR REDA PÅ: Vi genomför en digital utvärdering för att ta reda på hur självledarskap, ledarskap, den fysiska miljön, möten och den tekniska miljön stödjer verksamheten.

4. ANALYS: Vi analyserar alla resultat, inkluderat en hel del fritextsvar.

5. DIALOG: Vi presenterar resultatet och ger övergripande råd samt för en dialog med ansvariga.

6. INSATSER FRAMÖVER: Vi sammanfattar alla resultat och de insatser och strategier som vi ser behöver ske framöver för att nå framgång.

7. STÖTTAR: När verksamheten inte har resurser eller kompetenser att ta hand om åtgärderna, eller inte känner till vem som kan hjälpa till, rekommenderar vi ett antal företag/kompetenser inom varje områden så att organisationen kan själva kan göra ett urval.

Vill kompetenshöja Sverige

DicksonHartman ABs andra koncept syftar till att kompetenshöja Sverige genom att lyfta andra experters/organisationers kunskap via en kunskapsbank. Den här kunskapsbanken kommer att vara helt kostnadsfri och riktar sig till alla företag som vill kompetenshöja sig själva inför sin egen kontorsförändringsprocess och de som vill kompetenshöja sig i arbetet mot morgondagens kontor. Håll utkik efter mer information!