Så skapar du en hållbar arbetsmiljö

Idag pratar många om kontoret främst som en mötesplats, en plats som ska locka människor och som ska fungera som en knutpunkt. Det är när vi möts det händer, anser många. Men one size doesn´t fits all, det måste finnas miljöer och möjligheter för alla. 

Gå inte direkt på lösning och lista vad det är ni behöver. Kartlägg istället ordentligt innan.

- Vi ställer högre krav på kontoren i dag, menar Henrik Axell, Head of Workplace Strategy, Kinnarps AB. Det hybrida arbetssättet är med all säkerhet här för att stanna men vi är övertygade om att kontoren kommer vara viktiga även framöver. Fast på ett annat sätt. Vårt budskap är att det är otroligt viktigt att skapa verksamhetsanpassade miljöer. Att kartlägga vad medarbetarna behöver och involvera dem i processen. Då får man ett kontor som håller över tid.

Detta missar många

Då vi hela tiden pratar om att kontoret ska vara en magnet, en mötesplats vi ska vilja åka in till, är det många som lätt förlorar sig i de gemensamma, stora och sociala ytorna. Men kraven har som sagt höjts, nu tävlar kontoret med hemmet. 

– Många missar att vi också behöver skapa miljöer för högfokusarbete och individuellt arbete. Har man inte tillgång till den typen av miljöer på kontoret väljer man att hellre att jobba hemma, konstaterar Henrik Axell. Det gäller att kunna locka även med den typen av ytor. 

<< Banner-position >>

Fem grundprinciper

Redan innan pandemin var våra kontor i förändring, det får vi inte glömma, men pandemin skyndade på utvecklingen och vi var tvungna att anpassa oss. Nu har tekniken gett oss nya möjligheter att arbeta. Både hur och var. Men det måste också bli effektivt och hållbart. Så hur lyckas man? Henrik Axell listar Kinnarps fem grundprinciper för en framgångsrik och hållbar arbetsmiljö: 

1. Hållbart för god investering

– Vi ser på hållbarhet utifrån tre perspektiv – miljön, människorna och investeringen. Perspektivet miljö handlar om att välja rätt typ av miljöer på kontoret som både är flexibla, funktionella och i rätt antal. Människo-perspektivet handlar om att involvera medarbetarna istället för att tvinga in dem på kontoret. Att skapa inspirerande och inkluderande miljöer som underlättar arbetsuppgifter och uppmuntrar till kreativitet och innovation. Att medarbetare trivs, känner sig trygga och har förutsättningar att utföra sitt jobb på bästa sätt minskar sjukskrivningar och gör det enklare att rekrytera. Tittar på man perspektivet investering handlar det om faktorer som livscykelkostnad, ytoptimering och att välja rätt inredning från början – då får man en framtidssäkrad lösning som är bra både för organisationen, individerna och planeten. 

Alltså, ser man på hållbarhet ur perspektiven människa, miljö och ekonomi innebär hållbar kontorsmiljö att den ger medarbetare goda förutsättningar att utföra sina arbetsuppgifter, samtidigt som man ser till inredningens totala livscykel och väljer högkvalitativ inredning som kan leva riktigt länge.

2. Förarbetet definierar slutresultatet

Vid en arbetsplatsförändring måste varje organisation utgå från sin vision, sina värderingar och specifika behov. Genom att lägga tid och eftertanke i början av ett projekt ökar förutsättningar för att lyckas.

– Gå inte direkt på lösning och lista vad det är ni behöver. Kartlägg istället ordentligt innan, det är förarbetet som definierar slutresultatet. I den här processen är det extra viktigt att medarbetarna involveras. 

3. Holistisk ergonomi

– Många tänker på sittergonomi när de tänker på ergonomi, men det handlar om så mycket mer än en justerbar kontorsstol och ett höj- och sänkbart skrivbord. Det handlar om helhetsupplevelsen av kontorsmiljön, både fysiskt, organisatoriskt och socialt, menar Henrik Axell. Hur du kan röra dig i kontoret, färgsättning, akustik, hur du känner dig när du kliver in genom dörren, tillgång till rätt verktyg och program samt känslan av tillhörighet och trygghet. En mängd olika faktorer påverkar hur man mår och presterar, vilket gör att man måste se till helheten. På Kinnarps tar vi hänsyn till alla dessa faktorer när vi utformar kontorsmiljöer, vi kallar det för holistisk ergonomi. 

4. Flexibla inredningslösningar

Genom alla möten med våra kunder har vi lärt oss att det finns olika typer av flexibilitet, därför är det oerhört viktigt att man som organisation tänker igenom vilken typ av flexibilitet man faktiskt behöver. För att göra det enklare har vi delat in begreppet i tre nivåer; långsiktig, kortsiktig och daglig flexibilitet. Kontorsinredning behöver bestå av både flexibla och multifunktionella möbler som kan användas, förändras eller uppdateras efter olika behov. Det handlar dels om att på daglig basis kunna ändra möblerna beroende på typ aktivitet, dels att över tid kunna variera inredningen utifrån nya behov som uppstår.

5. Koppla ihop det fysiska och digitala

– Hälften av våra möten är numera helt digitala eller hybrida och det måste vi skapa förutsättningar för, säger Henrik Axell avslutningsvis. Gör vi inte det kan vi inte heller förvänta oss att det fungerar.  

När man planerar inredningen behöver organisationen identifiera vilka typ av möten man har, hur fördelningen ser ut mellan fysiska, digitala och hybrida möten. Därefter måste man skapa rätt förutsättningar och implementera rätt teknik. Återigen handlar det om organisationens behov och att inredningens funktion, design och placering ska underlätta verksamheten.