Kommunikation är nyckeln
19 april 2024
Den första frågan vi brukar få från en kund som funderar över sin framtida kontorsutformning är “Hur gör andra?”. Enligt vår VD tillika förändringsledare Venke är det den sämsta frågan att ställa i en sådan situation. När en organisation står inför en förändring är det allra viktigaste att ta reda på vad just din organisation behöver. Det finns en rad olika typer av kontorsutformningar som alla har för- och nackdelar. Därför hjälper det inte att snegla på sin granne - för troligen skiljer sig deras behov och förutsättningar från era.
Vi kan se ett skifte från att ha haft stort fokus på varumärkesbyggande kontor som är väldigt sakliga med fokus på färg och form, till att istället utforma kontor utifrån människors behov. Varumärket är fortfarande lika viktigt, men när vi ritar kontor vill vi fokusera på människorna som ska arbeta där och måste trivas i miljön för att kunna prestera bra och bygga ett ännu starkare varumärke. Vi vill utforma kontor som kan stötta människor att bli de bästa versionerna av sig själva. Det kommer gynna både individerna och organisationen.
Vilka frågor ska vi ställa då?
Det är lätt att gå rakt på det dåliga och glömma bort det som redan fungerar bra. Så börja med att ta reda på vad som faktiskt fungerar bra hos er genom att bjuda in dina medarbetare i processen.
Vilka är de fem viktigaste sakerna som gör att våra medarbetare både kan må bra och prestera på arbetsplatsen?
Vilka delar av kontoret används mest frekvent? (en beläggningsmätning kan vara bra – de upplevda behoven kan skilja sig från de faktiska)
Vad behövs? Vad behövs inte?
Hur arbetar vi idag? Hur vill vi kunna arbeta framöver?
Hur kan vår arbetsplats bidra till ett bättre mående för alla som jobbar här?
Finns det något i kulturen på er arbetsplats som behöver förändras? När kontoret står inför en förändring är det lite som att allt är up-for-grabs. För en lyckad förändring behövs ofta justeringar på fler områden än bara det arkitektoniska. Passa på att undersöka vad det kan vara hos er.
Precis som i alla relationer är kommunikation nyckeln. Det är omöjligt att komma fram till fungerande lösningar utan att fråga dem som förändringen involverar. Dessutom är förändringar påfrestande för alla inblandade och att involvera medarbetarna i processen brukar underlätta både för dem själva och för de ansvariga i processen. På vilket sätt informationen samlas in beror helt på storlek och förutsättningar för just din organisation.
Väg också in att behov förändras över tid. Bygg inte in er i en viss typ av lösning som aldrig kommer gå att förändra. Ingen kan förutspå framtiden - så se till att utforma kontoret på ett sätt som ger er möjlighet att omforma och anpassa arbetsmiljön efter framtida behov.
Om ni vill höra mer på ämnet kan ni lyssna på Venke Osnes när hon gästade ledarskapsutvecklingspodden:
https://open.spotify.com/episode/6bdrfVBdyLCTIVGtS0MaDv?si=BrwVRHXQR6qHMGkZg2RzDQ
