Förutsättningar för framtidens möten

5 december 2017

Senab har, tillsammans med Kairos Future, släppt rapporten ”Framtidens möten – hur skapar man förutsättningar för morgondagens relationsintensiva mötesliv? Här får du ta del av några råd och tips på vägen till att skapa rätt förutsättningar för att mötas i framtiden.

United Spaces nya lokaler i Malmö.

Tillsammans med Kairos Future har Senab undersökt trender som formar morgondagens mötesliv. Detta bland annat genom en enkätundersökning bland ledande arkitekter kring hur de ser på framtiden.

– Resultatet av vårt arbete under våren 2017 är en rapport som påvisar att det behövs insikt och förståelse för att skapa inspirerande mötesplatser där företag, organisationer och människor kan växa tillsammans, och nå sina mål, säger Mikael Grundén, VD Senab.

Förstå det nya landskapet

Ett alltmer mötesintensivt arbetsliv står för dörren. Samtidigt som möten för att stämma av repetitiva uppgifter i hög grad försvinner pga digitalisering och framväxande automatiska beslutsstöd, så ökar den relationella och kommunikativa delen av arbetslivet väsentligt.

I ett arbetsliv där värdeskapandet i allt väsentligt utgörs av tankeförmåga, kreativitet och kommunikation kommer vikten av att skapa goda och effektiva mötessituationer vara en grundbult. Dels för att öka produktiviteten, men också för att skapa välbefinnande och bidra till välmående medarbetare. Vikten av genomtänkta rumsliga lösningar för goda möten kommer öka i betydelse, inte minst som stöd för de personer som ska leda möten i en alltmer flytande tillvaro. Det gäller att förstå det nya landskapet och att redan idag ta fram lösningar som stimulerar och katalyserar det nya framväxande arbetslivet. Här följer lite råd och tips på vägen.

För nya och tillfälliga möten

Det är lätt att gestalta miljöer för kända behov och kända människor. Utmaningen ligger i att skapa miljöer för möten som ska ske mellan okända människor med okända behov och syften. Samtidigt är just det en situation vi ser öka dramatiskt framöver. Ett arbetsliv präglat av nya och tillfälliga relationer och tillfälliga syften. Rumslig gestaltning för detta kommer kräva att man kan katalysera processerna i de fyra faser ett möte innehåller. Från en inledande avväpning och välkomnande till en sammanfattning, automatisk dokumentation och ett hjärtligt ”på återseende”. Rum som är välkomnande och som man längtar tillbaka till, utan att man tappar bort syftet med mötet.

Hitta rytmen

Varje organisation har sin egen inneboende rytm. Både för ledning och medarbetarskap men också för hur och på vilket sätt möten sker. Vi ser dock att mötesrytm och stöd till att effektivisera mötesgenomförandet är ett eftersatt område trots att alla vet att det skulle göra stor skillnad om man lyckades. För alla som vill ligga i framkant när det gäller rumslig gestaltning kring möten och arbetsliv är det därför viktigt att tänka igenom lokalens förmåga att skapa en fast rytm med utrymme för variation. Allt utifrån tempo, puls, humör och relationer. Ett exempel på medveten rytm är att korta av alla möten med en kvart. Om alla möten startar på heltimmar och håller på 45 minuter får mötesledaren tid för förberedelser av nästa möte. Dessutom sparas det tid. En organisation med 100 anställda som sparar 15 minuter per anställd och dag frigör 5 500 timmar arbetstid per år.

Skapa medvetna rum

Innovation är ett av samtidens mest slitna mantran. Samtidigt visar utvecklingen att väldigt många av de affärslogiker som har gällt fram till idag troligen kommer förändras i grunden inom fem-tio år. Oavsett bransch. Och med den insikten på näthinnan så blir innovation inte längre något som görs bara för skojs skull – det är helt livsnödvändigt för företag och organisationer att lyckas med detta.

Tyvärr finns det få exempel på att rumsliga lösningar kan katalysera innovation. Däremot finns det gott om exempel på hur rumsliga begränsningar hindrar innovationsprocesser och nytänkande. Se till att skapa rum där stora idéer kan födas. Sedan är det upp till människorna att göra jobbet!

Mycket ska samspela

Rummet och rumslig gestaltning är vitalt för morgondagens möten. Men det gäller att aldrig glömma bort att rummet finns där för att katalysera de mellanmänskliga processerna. Rum och ledarskap går hand i hand. För arkitekter och inredare är detta inget nytt. Men erfarenheterna är också att det lätt går prestige i sådana här frågor och de som inte har den användande organisationens ledares öra under gestaltingsprocessen riskerar att få ett surt eftermäle (snygga lokaler men de funkar inte riktigt som vi tänkt). Därför måste mötet mellan arkitekt/inredare och den användande organisationens ledare ske på ett djupt plan i ett tidigt skede.

Det är först när det sker ett verkligt möte mellan dessa kontrahenter som förutsättningarna finns för ett bestående gott resultat.

Kontoret blir aldrig färdigt

Många gånger finns det en föreställning om att man inreder ett kontor och sedan är det klart. Men morgondagens arbetsliv kommer i högre grad präglas av ständigt görande och ”ad hocrati”. I det läget gäller det att ta fram kontorslösningar som gör allvar av det slitna ordet flexibilitet. Som möjliggör olika typer av möten där dessutom mötesbehoven ändras över tiden. Ibland inom enskilda dagar. Därför kan det vara bra att travestera Tomas Tranströmer som i dikten ”Romanska bågar” skriver att människa ”Du blir aldrig färdig, och det är som det skall”. Det mottot borde också prägla den som formar miljöer för morgondagens mötesliv. ”Kontor du blir aldrig färdigt, och det är som det skall.” (Källa: Senab)

Artikelämnen:

Välj de ämnen som du är intresserad av så kommer vi att meddela dig när vi publicerar någonting nytt.

Pernilla Krantz

Redaktionschef