Folkspels resa med Lokomotivet
16 april 2019
Folkspel är ett av de tre företag som hittills löst biljett som hyresgäst i Lokomotivet i Gamlestaden. Anna McLaren, på Natcase Consulting, har varit projektledare på resan mot ett kontor där många fördelar är inbyggda och där nya möjligheter kan realiseras. Ett kontor att växa i och vara stolta över.
Folkspel ville flytta närmare sin studio i Gamlestadens fabriker och när Lokomotivet kom upp som ett alternativ checkade det av mycket på företagets kravlista.
– Folkspel ville komma närmare sin studio men behövde också en större lokal, förklarar Anna McLaren, huvudprojektledare. Lokomotivet uppfyllde detta men hade också många andra fördelar som en bra hyresnivå, ett bra kommunikationsläge och fina parkeringsmöjligheter. Gamlestaden är dessutom ett upcoming läge men givetvis är husets karaktär en av de allra största fördelarna.
Skaffa en tydlig bild
När Folkspel bestämt sig för Lokomotivet var det dags att göra en kalkyl. En kalkyl som bör vara så nära verkligheten som möjligt, menar Anna McLaren.
– Skedet innan avtalsskrivning är jätteviktigt. Det gäller att göra rätt från början så att man inte behöver spara in på det som blir det där lilla extra. Det blir ju tyvärr de grejerna som ryker först.
Det är viktigt att försöka få en så tydlig bild som möjligt redan vid avtalsskrivning, menar Anna. Vad som ska ingå. Det är viktigt att man får med det mesta från start – för båda parter. Redan innan lokalsöket är det bra om man genomfört en förstudie och baserat sitt lokalval på en tydlig kravspecifikation.
– Så fort man har skrivit avtal går man sedan in i sin egen flyttprocess. Och när man ska flytta till ett så speciellt hus som Lokomotivet, där det finns en hel del begränsningar som kräver speciallösningar, blir den fortsatta flyttprocessen ännu viktigare.
Och det är nu frågorna börjar hagla.
– Nu gäller det att försöka minska de extrakostnader som inte ingår i avtalet. Har man endast en intern flyttprojektledare, som ofta inte är van att rodda en flytt, måste den personen få massor av stöttning.
Involvering och samarbete
Att våga vara väldigt tydlig men samtidigt släppa in folk är ett framgångsrecept.
– Vi gjorde till exempel studiebesök i de nya lokalerna med all personal under byggtid, ännu oftare med projektgruppen. När man gör studiebesök kan man gå runt och folk kan få tid att upptäcka saker de faktiskt behöver. Många är rädda för att involvera personalen för att de tror att alla ska komma med långa önskelistor. Det handlar istället om att man måste hantera det rätt. Sätt tydliga ramar och meddela exakt vad medarbetarna kan påverka och vad de kanske inte kan påverka.
När man går in i byggprocessen är det viktigt att jobba som ett team.
– I det här projektet har det varit ett givande och tagande mellan entreprenören, fastighetsägaren och hyresgästen, berättar Anna McLaren. Mycket har dykt upp längs vägen och eftersom bygget inte kan stanna upp har det varit många snabba puckar.
Samarbetet med L2 Fastigheter har varit jättebra, fortsätter hon.
Mycket har dykt upp längs vägen och eftersom bygget inte kan stanna upp har det varit många snabba puckar.
– De har brytt sig mycket om både huset och hyresgästerna. Vi har haft många bra diskussioner när det kommit upp saker, vilket det har gjort hela tiden eftersom det ju är ett väldigt speciellt hus där inget varit standard. Trots det har man hållit tidplanen och hela tiden varit tillgängliga och väldigt närvarande.
Stärker varumärket
Väl inne i det gamla lokstallet har Folkspel startat nästa resa. Den som kommer att stärka deras varumärke.
– Redan nu ser de värdet i att sitta i den här fantastiska miljön. Och även om många har behövt förändra sitt sätt att arbeta är det i stort sett bara positiva tongångar bland medarbetarna. Även kunderna är positiva. De kommer ihåg kontoret och vill gärna komma tillbaka, det har vi redan märkt.
Med det nya kontoret visar Folkspel att de vill satsa.
– Varumärket stärks verkligen i den här typen av miljö, konstaterar Anna McClaren.
Och här kan de växa.
– Ytorna är flexibla och man kan skapa olika miljöer ganska enkelt. Trots att det finns ett bevarandeskydd i huset och trots alla gamla detaljer som L2 Fastigheter lämnat kvar.
Folkspel har valt att följa samma färgval som fastighetsägaren, för att behålla husets karaktär.
– Eftersom vi följde husets historia gällande grundfärger och material valde vi att ta profilarbetet i ett andra steg efter inflyttning, förklarar Anna McLaren. Nu gäller det att måla på det lager som är Folkspel också. Men saker tar tid och det måste det få göra. Man måste få bo in sig, göra förändringar längs vägen, komplettera och utvärdera. Det ska bli spännande att se hur lokalerna upplevs när kontoret får Folkspels profil och känsla. Kontoret ska invigas i maj, då ska det vara klart.
