Vad kostar en flytt

Givetvis kan en kontorsflytt innebära att man packar kartonger själva och anlitar en flyttfirma för att flytta från kontor A till B. Oftast tillkommer det dock lite mer på agendan som kanske kräver upphandling och/eller projektledning. Vad kostar vad? Här ger Anna Lundberg på Tenant & Partner lite nyckeltal och råd på vägen.

En av de viktigaste drivkrafterna bakom en organisations flytt är att uppnå en bätttre totalekonomi. Men för att få bästa ekonomiska utfall krävs det att du gör din hemläxa lika grundligt som inför alla större investeringar. I bästa fall är beslutet om en lokalförändring baserat på en grundlig analys, inte bara ett försök att minska kostnaderna genom att hitta billigare lokaler. En väl anpassad lokal kan innebära en bättre intjäningsförmåga för företaget. I värsta fall är ett beslut om flytt en konsekvens av förhastade beslut eller dålig framförhållning. Då handlar det ofta om glömda uppsägningar eller att tiden rinner iväg. Förhastade och oövervägda beslut kan ofta leda till att de från början så "billiga" lokalerna blir både dyra och undermåliga. I värsta fall kan de påverka produktionen negativt. Det absolut viktigaste i en flyttprocess är alltså att börja i god tid!

Nyckeltal

Det är självklart omöjligt att säga exakt vad en flytt kostar eftersom förutsättningarna skiljer sig åt från projekt till projekt. Men det finns ändå några ungefärliga nyckeltal:

En fysisk flytt där man endast anlitar en flyttfirma kostar cirka 2 000-3 000 kr per arbetsplats.

Nya möbler kostar från 30 000 kr per arbetsplats och står ofta för mer än 50 % av projektomslutningen. Ett sätt att minska kostnaden för inredningsinvesteringar kan vara att köpa begagnade möbler.

Kostnaden för nätverksdragningar och installationer i den nya lokaler börjar på cirka 2 000 kronor per arbetsplats. Tänk på att det är oerhört viktigt att bygget har förberett för alla installationer och att de görs i rätt tid under byggprocessen. Ta gärna hjälp av en projektledare för att tillse att alla delar blir gjorda i tid. Se också upp med vad som står i hyreskontraktet, vem som står för vilka kostnader?

Kostnaden för säkerhetslösningar är cirka 1 000-5 000 kr per medarbetare, beroende på hur omfattande lösningar som behövs. Oftast handlar det bl a om larm, in- och utpassering, men en del verksamheter kräver även säkerhetssystem inne i lokalen pga sekretess och annan känslig information.

Det tillkommer i stort sett alltid någon kostnad för hyresgästanpassningar och arvoden för expertis som man kan behöva anlita.

Väjer man att anlita en inredningsarkitekt kan man räkna med att den kostnaden står för cirka 10-25 procent av den totala projektomslutningen.

Väljer man att anlita en projektledare står den kostnaden för cirka 10-25 procent av den totala projektomslutningen.

Lämpliga löpande investeringar

I samband med en flytt kan det vara bra att göra en del investeringar som man annars kanske inte valt att göra just då. Varför inte passa på att skaffa effektivare möbler eller titta på miljöanpassade lösningar? Det kan även vara läge att investera i nyare, modernare AV-inredning och utrustning, bättre och effektivare belysning, ett konferens- och rumsbokningssystem, inpasseringssystem, nya säkerhetsskåp/arkivfunktioner och andra verksamhetsanpassningar. Tänk då på att överväga dessa beslut i god tid och att ta höjd i budgeten. Det är vanligt att man upplever att en kontorsflytt blivit "väldigt dyr" på grund av den anledningen. "Det var ett så bra tillfälle, vi ville passa på när vi ändå flyttade". Har man fattat väl övervägda beslut kommer de flesta inse att ett verksamhetsanpassat kontor lönar sig.

TIPS!

-Ta hjälp - de kostnader som hamnar sist i kedjan (och fortfarande är påverkbara) tenderar annars att få stryka på foten.

Blanda inte ihop projektkostnader och löpande driftskostnader.

Undvik att under projektets gång försöka dela kostnader mellan olika kostnadsställen internt, då det lätt blir rörigt.

Gör realistiska bedömningar om kostnader, ta hjälp vid behov.

Besluta tidigt hur mycket intern tid som får gå åt till flyttprojektet. Produktionsbortfallet kan bli okontrollerbart stort.

Hantera den löpande projektbudgeten i stort men ha tidigt en klar bild över uppdelning mellan investeringar och direkta kostnader.

Om man väljer att göra mycket "special" i inredningen blir kostnaderna svårare att styra och arvodet för inredningsarkitekten större. Dessutom har det man köper ofta inget andrahandsvärde.

Behandla den interna tiden som vilken projektkostnad som helst. Detta är extra viktigt när man överväger att ta in konsulthjälp.

Favoriterna kommer nu från länken, vill du spara dem till dina favoriter klicka på knappen nedan.

Skriv över dina favoriter Visa dina favoriter

Dina sparade favoriter

Nedan listas dina sparade favoriter.

Dina uppgifter

Få prisuppgifter och mer information om dina sparade favoriter.

Din intresseanmälan är nu skickad. Vill du rensa dina favoriter?

Rensa dina favoriter