Kontorsmaskiner - Inte bara en maskin

De flesta maskiner på marknaden i dag är mycket lika varandra. En del går efter märket, men det är service, support och utbildning som har blivit viktiga mervärden. I dag är konkurrensen stor. Lokalguiden pratar leverantörer, service, support och framtid med Danka.

Willy Dalshage, Danka, berättar att när han började i branschen 1982 fanns det bara ett fåtal leverantörer.

Han menar att det i dag är helt avgörande hur man paketerar tjänsterna runt om själva maskinen.

- Det viktigaste för kunden är förstås att maskinen fungerar så bra som möjligt och gör den inte det ska service komma så fort som möjligt, menar Michael Collin, Danka. Ska man behålla en kund är servicen A och O, det är det som kunden ser och märker.

Men paketet bör även innehålla både utbildning och support för att man ska kunna hävda sig på marknaden. I dag kan en maskin mycket och det är viktigt att kunden kan de flesta funktionerna.

- Man måste sticka ut och försöka skilja sig från mängden, menar Willy. Danka har t ex "Danka Direkt", en supporttelefon med ett 020-nummer som kunden kan ringa när som helst och får då prata direkt med en person som har kunskap. Det är väldigt uppskattat!

Bygg relationer

Det är långsiktiga behov som ska tillgodoses. Det gäller att bygga relationer också där tillgänglighet, ödmjukhet och öppenhet är viktiga faktorer. Både Willy och Michael är överens om att man måste ta sitt ansvar som leverantör.

- Välj leverantör med omsorg och satsa på en som ligger i framkant. Satsa på rätt häst från början, råder Michael. Finns det resurser att sköta service och support på ett bra sätt? Och ta egna referenser, det är viktigt!

IT-utvecklingen går framåt i en rasande takt och det kommer nya program och nya system hela tiden. En leverantör i framkant kan följa med utvecklingen och alltid ha det senaste och bästa att erbjuda.

- Där är vi på Danka ganska unika eftersom vi är maskinoberoende och kan leverera ett flertal märken, säger Willy. Och vi har samma servicetekniker till alla produkter.

Se behoven

Det gäller att som leverantör se kundens behov. När man ska uppgradera är det viktigt att kund och leverantör gemensamt gör en behovsanalys. Vilka program används, hur stor är pappersförbrukningen, antal användare, behov av färg, kartlägga dokumentflödet m m och hitta de maskiner som täcker behoven. Här kan leverantören tillsammans med kunden räkna ut helheten utifrån de verkliga behoven.

- Det är även minst lika viktigt att försöka se hur man kommer att jobba om exempelvis två år, förklarar Michael. Kanske kommer företaget att byta system, slå samman avdelningar eller kanske flytta helt. Och där hjälper vi gärna kunden med ytterligare analyser för att se om behoven kommer att förändras.

Vad ingår?

Serviceavtal är en del av paketet runt om själva maskinen och kan se lite olika ut beroende på leverantör. Var noga med att kolla upp exakt vad som ingår. Ett serviceavtal tecknas oftast inte på mindre maskiner utan först när en maskin har en hastighet på 15-20 sidor i minuten eller mer.

De mindre maskinerna har oftast s k Carekit som kunden byter själv.

Det vanligaste upplägget på serviceavtal är pris/kopia där kunden betalar för det man producerar. I samband med köp/hyra finns det alltid en rekommenderad snittvolym.

Ny teknik föder nya krav

Det har hänt mycket i branschen och det kommer att hända mycket även framåt. Ny teknik föder andra krav hos kunderna och nya behov kommer med nyutvecklade system och mjukvaror. Och teknikens framfart sätter också sina avtryck på priset. Betalade du ett visst antal kronor för tre år sedan för en maskin får du något helt annat för samma pengar i dag.

- En av de nya teknikerna vi ser just nu är nätverksscanning, berättar Willy. Nu vill många ha denna funktion där man kan scanna direkt till e-mail, nätverksmappar eller direkt till sin egen dator.

Det är speciellt vanligt hos kommunerna i dag som med hjälp av tekniken kan scanna rakt in i ett affärssystem, med hjälp av färdiga programvaror. Scanningen från multimaskinerna är säker och en tjänst som följer med vid installation av printerkit.

En annan trend är färg, färg, färg, något som Willy och Michael enkelt enas om.

- Det är självklart att vi måste få in färgen på våra kontor nu när allt annat runt om oss är i färg, menar de. Det var många år sedan man satt framför en svart/vit datorskärm, varför ska då utskrifterna inte också vara i färg?

Tekniken för färg har utvecklats samtidigt som priserna förändras positivt med lägre kostnader.

- I dag är det oftast en multimaskin med färg som säljs, berättar Michael. Och om fem år finns det troligtvis ingen svartvit kopiator som heller inte har färg kvar på marknaden.

I dag går det nästan lika fort att skriva ut i färg som i svartvitt också, det har hänt mycket senaste åren. Nu kan exempelvis maskiner i de flesta segment köra färg.

- Om några år ser vi även högvolymsegmentet d v s över 90 sidor/minut ha färgproduktion tillsammans med svartvitt menar Willy.

Förändringar i branschen

Förändringarna i branshen är som sagt många. Den stora är utvecklingen från analogt till digitalt och på senaste tiden har multimaskinerna formligen exploderat. I dag råder en knivskarp konkurrens på maskinerna och i stället är det mjukvarorna som genererar mervärdet i dag och att kunna utnyttja dem på rätt sätt.

- Här kommer vi in på utbildning, tillgänglighet och support som viktiga faktorer igen, säger Willy. Det finns helt öppna mjukvaror som kan användas till olika saker och egenututvecklade mjukvaror.

I dag har vissa maskiner en "egen hemsida" som nås via webbläsaren där man kan se status på exempelvis toner. När den tar slut beställs den automatisk och det fungerar likadant med övriga förbrukningsvaror. Ett meddelande går i väg från maskinen, något som sparar mycket tid hos kunden.

Det har även hänt mycket runt säkerheten de senaste åren, gällande trafiksäkerhet, virus m m. Kunderna blir enligt Michael mer och mer medvetna, speciellt när det gäller kryptering och scanning. Att maskinen exempelvis raderar hårddisken varje gång något görs är viktigt för många.

- I dag finns det speciella program som raderar 10 gånger och krypterar varje gång mellan. Större företag har ofta det som krav i dag. Branschen har lyssnat mycket på kunderna senaste året.

Nästa grej?

Vad blir nästa grej då?

Kanske möjlighet att bränna cd i sin multimaskin, trycka på andra media än papper, exempelvis utanpå cdn man just brände? Kanske kan man snart scanna till ett usb-minne som är kopplat till maskinen? Det är alltid efterfrågan som styr.

Design då? Ett ämne man har pratat om i 10 år men där det inte har hänt så mycket. Alla maskiner på marknaden är fortfarande grå i någon form och ser i stort sett likadana ut. Det som möjligen har ändrats är att vissa har satsat på större knappar och färgdisplay. Men chassit har inte förändrats nämnvärt.

- Möjligen ser vi lite mer mjuka former i dag, säger Willy och vissa märken är lite mer framme än andra.

- Men vem vet, man kanske snart kommer att kunna bestämma egen färg på sin kontorsmaskin på samma sätt som man gör med en bil i dag. Det blir kanske snarare så att man designar olika maskiner på olika sätt så att man känner igen varumärkena. På samma sätt som man med lätthet känner igen en Volvo eller en Saab i dag kanske man kommer att kunna känna igen en speciell multifunktionsmaskin i framtiden.

Favoriterna kommer nu från länken, vill du spara dem till dina favoriter klicka på knappen nedan.

Skriv över dina favoriter Visa dina favoriter

Dina sparade favoriter

Nedan listas dina sparade favoriter.

Dina uppgifter

Få prisuppgifter och mer information om dina sparade favoriter.

Din intresseanmälan är nu skickad. Vill du rensa dina favoriter?

Rensa dina favoriter