Det virtuella kontoret

Under lågkonjunktur är det många företag som skär ner på onödiga kostnader, men eftersom det även råder ett enormt informationsflöde behöver de samtidigt vara moderna och innovativa för att sticka ut. Det är två motsägande måsten som hela tiden behöver balanseras.

Tack vare att allt mer blir digitalt, ökar ständigt möjligheterna för att göra affärer över de geografiska gränserna utan varken dyra lokaler eller tidskrävande resor. Ett bra exempel på denna tekniska utveckling är virtuella kontor, som gör att möten med nationella samt internationella kollegor och kunder numer kan ske på en skräddarsydd arbetsplats på nätet. Många olika aktörer har sedan en tid tillbaka använt sig av liknande verktyg. Ikea erbjuder till exempel sina kunder möjligheten att rita upp sina egna köks- och garderobslösningar och Svenska Institutet har satsat mycket på den virtuella världen Second Life. Men det var först i mitten på förra året som webbyrån Bindestreck inledde ett samarbete med Nordiska Galleriet, för att möjligöra den banbrytande idén om virtuella kontor med exklusiva möbler.

Nordiska Galleriet arbetar sedan flera år tillbaka med att bland annat ta fram inredningar för företag. Bindestreck i sin tur är expert på webbutveckling och specialiserar sig på IT-outsourcing till Östeuropa. Båda företagen ser stor potential i att företag kan möta sina kunder på en tredimensionell arbetsplats.

- Om företagare önskar träffas på nätet i stället för en fysisk miljö gäller det att ha bra verktyg, säger Bindestrecks vd och grundare Jakob Gottlieb. Eftersom Bindestrecks medarbetare huvudsakligen finns i Rättvik och Polen, samt att Jakob själv bor i Uppsala, har företaget inget fysiskt kontor utan hela verksamheten är totalt outsourcad. Utvecklingen sker i Polen, bokföringen görs i Rättvik, sälj- och kundmöten görs ute hos företagen och så vidare. Ett virtuellt kontor är därmed en förutsättning för att företaget ska kunna fungera, en nödvändighet för att de ska kunna träffa, kommunicera och dagligen arbeta med sina kunder och deras gemensamma dokument i realtid. Till vardags arbetar Bindestreck mycket i Google Docs, ett gratiskontor som är tillgängligt för alla. Men om de exempelvis behöver diskutera ett större projekt mellan flera länder så kan de även bjuda in till deras eget exklusivt inredda kontor som är integrerat med företagets hemsida. Kontoret möjliggör för Bindestreck att visa upp sitt utseende, varumärke och image även om de inte fysiskt är på plats.

Tillsammans med inredaren Fredrik Hedvall från Nordiska Galleriet, utformade Jakob ett virtuellt kontor för Bindestrecks egen räkning. Samarbetet resulterade i en inglasad kupolliknande lounge som ligger högst upp på ett fastighetstak med utsikt över en stad av skyskrapor. Ovanför den tredimensionella fastighetens ingång sitter en stor skylt med Bindestrecks logga, vilken är en flitigt återkommande detalj även i kontorets samtliga rum. Innanför dörrarna möts besökaren av en väldesignad interiör med Eames stolar, en orientalisk matta och en stor LCD-skärm på vilken det är fullt möjligt att hålla konferenser. Det är en interiör som enligt Jakob återspeglar Bindestreck som företag.

- I dag finns endast en begränsad mängd inredningsprodukter att använda, men snart blir det möjligt att lägga in vilka produkter som helst, säger han. På plats i Bindestrecks virtuella kontor finns också Jakobs alter ego iklädd mörk kostym, matchande skjorta och slips. Figuren kan röra sig fritt inne och utanför lokalen, den kan till och med breakdansa eller göra tummen upp när affärerna går bra. Det är Googles nya virtuella värld Lively.com som gör det möjligt för hemsidans besökare att helt utan kostnad skapa sin figur för att sedan utforska den tredimensionella arbetsmiljön. Ingenting är omöjligt i den virtuella företagsvärlden men det finns regler som är väldigt strikta. Endast medarbetare och inbjudna gäster har behörighet till Bindestrecks virtuella kontor och allt som sägs där stannar inom väggarna. Konversationen sparas nämligen inte som den normalt sätt gör i chattar eller på communities, vilket gör miljön ännu mer likt den fysiska verkligheten. Skillnaden är tillgängligheten och priset. FAKTARUTA:

Praktiska gratisverktyg för den som vill arbeta virtuellt

- Ett trevligt fik med gratis internet anslutning som till exempel Jakobs favorit arbetsplats Hotel Anglais i Stockholm.

- Google Docs - för att kunna dela på dokument med sina kollegor, fungerar även bra för enklare arbetsschemor.

- Skype - för röstsamtal och chatt

- Ett virtuellt kontor i 3D i exempelvis Second Life

- Teamviewer - för att kunna se på varandras skärmar. OBS! Den är endast gratis för icke-kommersiell verksamhet.

- Direkt chatt via hemsidan med Google Talk liksom den som finns på Bindestreck.se

- Santexq - för den som ska leda mer avancerade projekt

- Mobilabonnemang med billiga utlandstaxa, mobiloperatören 3 kostar exempelvis från arton öre per minut.

- Bambuser - för att filma möten och sända dessa live på nätet.

- Tillgång till konferensrum genom hotell, kontorshotell etc.

Favoriterna kommer nu från länken, vill du spara dem till dina favoriter klicka på knappen nedan.

Skriv över dina favoriter Visa dina favoriter

Dina sparade favoriter

Nedan listas dina sparade favoriter.

Dina uppgifter

Få prisuppgifter och mer information om dina sparade favoriter.

Din intresseanmälan är nu skickad. Vill du rensa dina favoriter?

Rensa dina favoriter