5 lågkonjunkturstips på besparingar och effektiviseringar för företagets kommunikation

Många IT-chefer i dag står inför den svåra uppgiften att omsorgsfullt hantera sin budget för att maximera den ekonomiska avkastningen. Robert Stahre, affärsutvecklare på Aastra Telecom, har tagit fram de fem bästa tipsen för hur investeringar i kommunikationsteknik kan spara pengar genom att öka personalens produktivitet, minska kommunikationskostnader, sänka de allmänna driftskostnaderna, samt genom öppna standarder se till att organisationer inte är låsta till en teknologi och sist men inte minst hur företagen kan bidra till en grönare IT-miljö.

1. Prisa mobilitet

Fixed Mobile Convergence (FMC) förenar det som idag är två skilda världar av mobil och fast kommunikation för att öka effektiviteten och minska kostnaderna. Möjligheten att integrera den publika domänens tjänster med den företagsställda privata domänen öppnar många möjligheter till effektiviseringar och besparingar. Den växande mobila arbetskraften driver efterfrågan på FMC och det är viktigt att de anställda lätt kan nås när de är borta från sin arbetsplats, för att ha kundkontakter och kunna samarbeta med sina kollegor. Människor har ofta två eller tre olika telefonnummer och ibland mer, fast bara ett behövs.

Det finns stora fördelar med att ha ett telefonnummer som dirigeras till vald telefonenhet och plats. Du blir mer lyhörd för dina kunder och med Least Cost Routing funktionalitet samt international roaming så minskar kostnaderna så att betydande besparingar kan uppnås. Så om ni är ett litet eller stort företag, undersök att integrera mobiltelefoner i företagets PBX. Ytterligare ett sätt som mobilietet bidrar med är möjligheten att utrusta bärbara datorer med en s. K. Soft phone klient som gör det möjligt att hantera din telefoni när du är uppkopplad med din dator.

2. Arbeta där du gör det bäst – ”härarbete”

Utrustade med rätt teknik och enheter kan de flesta av den kunskapsbaserade arbetskraften göra sitt jobb lika bra, om inte bättre, hemifrån eller var man än befinner sig geografiskt. När du tittar på flexibla arbetsformer bör det omfatta VoIP som en del av ekvationen, för att undvika återkommande kostnader i samband med mobiltelefoner. Distansarbetare (eller callcenter-agenter) kan nås på samma nummer och få samma funktioner som när de är på kontoret. Företagen kan också dra nytta av ”härarbete” och flexibla arbetsformer med lägre hyra och energikostnader, högre arbetsmoral och lägre personalomsättning.

3. Öppna standarder

SIP (Session Initiation Protocol) är standarden som alla beslutsfattare för IT-inköp bör vara medveten om när man köper kommunikationssystem. SIP-baserade system är utformade för att lätt integreras i framtida teknik så de kan fortsätta att utvecklas och uppgraderas utan att vara låsta till en lösning. Säkerställ alltid att din leverantör använder sig av öppna lösningar och inte har helt eller delvis proprietära lösningar, det är tyvärr vanligt att ledande leverantörer inom IT fortfarande använder sig av detta.

4. Avbryt icke kritiska affärsresor

I detta svåra ekonomiska klimat är det viktigt att vi kan föra en konstruktiv dialog med kunder och kollegor i landet eller i världen. Minskade kostnader för ej kritiska affärsresor behöver inte vara på bekostnad av nära personliga engagemang. Företagen bör aktivt titta på att använda alternativ så som användarvänliga och högkvalitativa videokonferenssystem. Videokonferenser är inte enbart kostnadseffektiva, utan också miljövänliga = grön IT. En videokonferenslösning kan betala för sig om man bara ersätter några transatlantiska affärsresor. Mitt tips är att inte lägga alla pengar på ett system och bli låst till ett rum, utan det finns lösningar som enkelt är flyttbara och som håller erforderlig kvalitet.

5. Titta närmare på Unified Communications

Många organisationer är fortfarande nervösa över att investera i ny teknik - men detta behöver inte betyda att slänga ut och ersätta befintlig teknik. Snarare kan man inleda en stegvis process som kommer att möjliggöra omedelbara fördelar utan att kräva överväldigande nyinvesteringar. När man tittar på att förbättra effektiviteten i kommunikationslösningar bör man titta på följande: - Verktyg som visar om kollegor redan deltar i ett samtal eller ett möte, för att slippa jaga dem i onödan, hamna i deras röstbrevlådor eller hos sekreterare. Det gör att man kan planera sin egen tid bättre och att man inte spenderar tid på att vara sin egen telefonist, sekreterare eller vaktmästare utan kan jobba med det man ska istället.

- Genom att dela på och jobba i dokument, kalkylark eller presentationsmaterialfår man en mer konstruktiv dialog med sina kollegor eller kunder, både på distans men även inom kontoret eftersom man kan hålla effektiva spontana möten utan att någon behöver lämna skrivbordet. - Softphones och intelligenta klienter på både PC och i smartphones minskar kostnaderna för mobiler när man reser eller arbetar på distans. - Automatisk telefonist som reducerar antalet telefonistkopplade samtal på företaget - Se över hur företagets affärsprocesser och affärsapplikationer kan kopplas ihop med den dagliga kommunikationen, som exempel ett kontakt center som integreras telefonväxel, med affärssystem och databaser och som hanteras av alla typer av klienter/terminaler(s. k. Agenter) - Ta ett helhetsgrepp över ALL kommunikation, telefoni, IT och trafik!

Många företag missleds att enbart titta på exempelvis delar av IT eller att fokusera på exempelvis IP-telefoni, det är erfarenhetsmässigt ingen god idé då man aldrig därigenom kan få en helhetssyn och optimal kostnadsbesparing. I denna lågkonjunktur kan just strategiska kommunikationsinvesteringar både spara pengar och kraftigt höja produktiviteten från medarbetarna. I många verksamheter är det faktiskt också fullt möjligt att öka intäkterna genom en genomtänkt kommunikationsstrategi. Robert Stahre, Aastra Telecom

Favoriterna kommer nu från länken, vill du spara dem till dina favoriter klicka på knappen nedan.

Skriv över dina favoriter Visa dina favoriter

Dina sparade favoriter

Nedan listas dina sparade favoriter.

Dina uppgifter

Få prisuppgifter och mer information om dina sparade favoriter.

Din intresseanmälan är nu skickad. Vill du rensa dina favoriter?

Rensa dina favoriter