Ökad säkerhet med Färre Papper

I Stenungsund utanför Göteborg har det tagits aktiva och målmedvetna kliv mot det papperslösa samhället. På köpet har både säkerhetskontrollen, kostnaden och miljön gynnats.

Sedan Stenungsunds kommun såg över dokumenthanteringen i kommunens verksamheter har antalet skrivare reducerats med råge. Idag finns knappt hälften av alla skrivare kvar, innan granskningen drog igång fanns cirka 650 laserskrivare inom kommunens verksamhet. Men ännu är inte projektet helt slutfört och man räknar med att det ska kunna bli ännu större ekonomiska och miljömässiga vinster. - Våra supporterkostnader har sjunkit, säger Susann Pohlén, kommunens it-chef, till Computer Sweden.

Hon konstaterar även att det inte heller är nödvändigt att hålla olika typer av tonerkassetter i lager. Halvera kostnaderna med ett klick

Genom att styra utskrifterna till ett färre antal större och mer välutrustade skrivare minskar kostnaderna. Det är exempelvis möjligt att använda skrivare som är anpassade för olika volymer och behov. Duplex för dubbelsidig kopiering halverar pappersåtgången genom ett enda klick. Det finns även stora säkerhetsmässiga fördelar med nätverksanslutna skrivare. Genom att inga utskrifter längre görs direkt från de anställdas datorer blir konfidentiella dokument aldrig liggande kvar i skrivarens utmatningsfack, dessutom raderas användarnas skrivarköer automatiskt efter 24 timmar. – Utskrifterna läggs på servern och för att få ut sina papper krävs att användaren går till skrivaren och beordrar utskrift genom att dra sitt personliga id-kort, säger Susann Pohlén.

Färre skrivare och ökad säkerhet Det minskade antalet skrivare innebär inte att kommunens sårbarhet ökar. Maskinparken, som successivt byts ut efter det att gamla avtal löper ut, är numera modern, uppdaterad och driftsäker. I och med att skrivarna realtidsövervakas blir även driftsäkerheten hög. Om en skrivare krånglar, vilket naturligtvis kan hända, är det heller ingen katastrof eftersom användarna kan skriva ut på valfri skrivare. Skrivare med multifunktionstyp gör det möjligt att också skanna in dokument. Skannade dokument – i antingen pdf- eller tif-format kan sparas till valfri enhet, läggas i en avtalsdatabas eller skickas till valfri e-postmottagare.

– Nästa steg för oss är att gå vidare och förbättra den elektroniska hanteringen av dokument, säger Susann Pohlén.

Kommunen i Stenungsund förbättrar flexibilitet och kostnadskontroll vid utskriftshantering med hjälp av det webbaserade programpaketet Uniflow Output Manager och skrivare från Canon. Upphandlingen har kommunen gjort i egen regi.

Bättre överblick

Susann Pohlén uppskattar Uniflow för bland annat den användbara statistik som verksamhetscheferna får:

– Det går lätt att se vem som har skrivit ut vad, när utskriften har skett och hur mycket den har kostat. Fördelen med det nya systemet är möjligheten att få ut detaljerade rapporter över en verksamhets aktivitet som på så sätt hjälper till att minimera kostnaderna – och att placera maskinerna där de gör som mest nytta. För exempelvis bibliotek och andra enheter som vidaredebiterar kopiekostnader är de uppgifterna extra värdefulla.

– Även om alla anställda kanske först hade svårt att se besparings- och effektiviseringsmöjligheterna har denna förändring mottagits mycket väl. Att vi tar ett steg i taget gör övergången smidig.

Källa: Computer Sweden

Favoriterna kommer nu från länken, vill du spara dem till dina favoriter klicka på knappen nedan.

Skriv över dina favoriter Visa dina favoriter

Dina sparade favoriter

Nedan listas dina sparade favoriter.

Dina uppgifter

Få prisuppgifter och mer information om dina sparade favoriter.

Din intresseanmälan är nu skickad. Vill du rensa dina favoriter?

Rensa dina favoriter