Sök kostnadsfritt flyttrelaterade tjänster såsom inredning, flytthjälp, skyltar, larm, telefoni och tryckeri.

Checklista för dig som ska flytta kontor eller företag

Förändring är positivt! En förändring kan ge upphov till förbättring och nya sätt att se på saker och ting. Att flytta innebär absolut en sådan förändring och är ett gyllene tillfälle att se över och förbättra hela verksamheten. Ut med det gamla och in med det nya och se till att alla känner sig delaktiga. Att flytta hela sin verksamhet är ett stort projekt och det viktigaste är självklart initialt att hitta den rätta lokalen. Lokalen som kommer att ge er de allra bästa förutsättningarna för att skapa något nytt och positivt för just er.

Gör processen så smidig som möjligt och ta hjälp av Lokalguidens checklista om ni söker en eller flera lediga lokaler. Det är en hel del punkter att gå igenom och tänka på för att allt ska fungera smidigt.

När kontraktet väl är påskrivet är det dags att ta tag i nästa process, själva flytten. En process som fungerar bäst om man gör rätt saker i rätt tid. Vår checklista för flyttande företag hjälper er från dörr till dörr.

Checklista för dig som ska flytta (.pdf)

Vad ska lokalen innehålla?
Ta fram en personallista och kontrollera behovet av yta. Hur många personer ska det nya kontoret rymma? Hur ska ni sitta? Är det effektivast och mest lämpligt med en öppen planlösning, separata rum eller kanske en blandning? Hur stor yta bör varje anställd ha? Riktlinjer man kan gå efter är 10-15 kvm om man sitter i öppen lösning och 15-20 kvm om man sitter i rum.

Det är även viktigt att gå igenom övriga utrymmen noga och planera för konferens, om det behövs arkiveringsutrymmen. Hur många toaletter behövs, ska ni satsa på dusch, hur ska kapprummet se ut, ska köket rymma alla anställda eller ska det kunna användas även som mötesrum, hur mycket förrådsyta är ni i behov av, behöver ni ha gästarbetsplatser, vilorum, rökrum, uteplats?

Vad som är viktigt är också att tänka långsiktigt, att tänka framåt och planera för hur organisationen kommer att se ut om ett antal år. Ska ni ha en möjlighet att växa i lokalen? Ska ni bygga in flexibilitet?

Tänk igenom miljön
Miljön är oerhört viktig för medarbetarna och en bra miljö skapar goda resultat och effektivare arbetssätt, det finns många studier i dag som bevisar det. Tänk på de tre L:en, ljus, ljud och luft och lägg extra krut här, det kommer att betala sig. Överväg även noga om ni ska anlita en inredningsarkitekt, det kan vara väl investerade pengar. Men tänk också på att en inredningsarkitekt inte behöver anlitas för att driva hela projektet. Ibland kan det räcka med att arkitekten kommer med en färdplan där själva konceptet är klart och där de beskriver hur ni tar er till slutmålet.

Säkerhet och teknik
Även om inredningen ofta ses som den roliga biten bör lokalens teknik och säkerhet ligga högre på dagordningen. Ska det finnas bredband i lokalen, behöver det förberedas för nätverk och övrig datakommunikation? Tänk också på att förbereda för de olika ventilationskrav som kan finnas för utrustningen, ex kyla i serverrummet.

Säkerhetsaspekterna får inte heller glömmas bort när ni tittar på lokal. Hur kan ni skydda er verksamhet på bästa sätt? Vilka lösningar är lämpliga i lokalen?

Vilket läge?
Speca upp era krav när det gäller läget. Är ett skyltläge viktigt, bör ni vara belägna nära vissa nyckelkunder, vilka kommunikationer behöver ni kunna använda er av och måste ni ha tillgång till parkeringsplatser?

Kontraktet är påskrivet

• Utse en flyttansvarig

• Informera de anställda

• Tidplanera flytten

• Beställ flyttbesiktning av fastighetsägaren

• Kontakta ev arkitekt, projektledare, entreprenör

Köp kontorsmöbler i tid

• Reception, besöksyta, konferensrum, vilorum, arbetsplatser, kök (glöm inte kaffemaskinen!), ev relaxavdelning, uteplats, server/kopieringsrum. Undvik missförstånd, missunnsamhet och missnöje. Inred med eftertanke!

Försäkring och avtal

• Se över och nyteckna eventuellt avtal (exempelvis elavtalet)

• Uppdatera din försäkring

• Kontrollera att försäkringen gäller under flytten

• Kontrollera krav från försäkringsbolag och myndighet

Boka IT, tele, datanät

• Omförhandla eller säg upp avtalen

• Uppdatera din försäkring

• Hur ska systemen fungera i verksamheten?

• Kan nuvarande system flyttas?

• Beställ telefonabonnemang och antal linjer

• Typ av nätverk? Trådlöst eller fast?

Från flyttfirma till tryckeri

• Anlita en flyttfirma

• Beställ nya visitkort, brevpapper, skyltar m m

• Inventera befintliga kontorsmaskiner och beställ nya om det behövs

Larm och lås

• Se över säkerheten i den nya lokalen. Vilken typ av lås- och larmsystem behövs enligt försäkringsbolagets och verksamhetens krav? Ta gärna hjälp av en säkerhetskonsult.

Ny adress och posthantering

• Informera om flytten - både externt och internt

• Ändra adress

• Ändra posthanteringsavtal